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第三节 秘书部门的基本职能（第1页）

第三节秘书部门的基本职能

学习目标

理解秘书部门办事职能与参谋职能的特点，领会两大职能的辩证关系。

一、秘书部门的办事职能

秘书部门的办事职能，是秘书部门为领导机构办理各种具体事务时应承担的职责和所具有的功能。领导机构是组织管理的首脑机关，具有大量的、繁杂的甚至琐碎的事务需要秘书部门来承担，包括文书处理、会议组织、内外联系、公务接待、电话登记、信访办理等常规性工作，以及部门职责范围均未规定的临时性、突发性的工作。设置秘书部门，就是要给领导当好事务助手，协助领导处理这些基础性事务工作，把领导从烦琐的日常事务中解脱出来，使之集中精力抓全局、抓大事。可以说，办事职能是秘书部门的第一职能。

（一）秘书部门办事职能的特点

1。应变性强

秘书部门是大量信息汇聚、交互流动的枢纽。各种信息总是随着各种情况的变动而不断变化。例如，在办理文书处理、会议组织、公务接待等事项时，由于时间、地点、人员、内容的差异或变化，经常出现一些事先难以估计到的、随机的事项，秘书部门必须灵活变换办事的思路和方法。这就需要秘书部门及其工作人员具有处乱不惊、临危不乱、机敏应对、高效处理的应变力。

2。事务繁杂

秘书部门作为综合办事机构，既要办文、办会，又要接待、接洽；既要处理好上下左右各方面的关系，又要适应不同领导的风格搞好服务工作。领导交办的事情经纬万端，各职能部门呈请领导的事项千头万绪，其中有的是刻不容缓、马上就要落实的，有的则需常抓不懈、时时催办督促。面对纷繁复杂的事项，秘书部门都要把握好轻重缓急，做到不遗漏、不误事，确实很费脑筋，始终处于高度紧张状态。这对秘书人员的工作能力、质量和效率等方面提出了很高的要求。

3。内容紧要

领导工作涉及方方面面，但领导者不可能事无巨细全部亲自处理，大量工作都交由秘书部门来处理。秘书部门受权所办之事，有的事关大局，涉及全局性工作、综合性工作，直接关涉领导决策的形成和传达；有的事关执行，需要准确及时地向承办机关部门或承办人员传达领导指令，按照领导授权的范围积极协助领导对决策实施、执行、承办中的状况、行动、态度、问题、效果、进度、结果等进行督促检查，然后如实向领导反馈；有的事关组织运转，需要联系上下、左右、内外机构或部门，需要善于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题，在自己的职能范围内协助领导或经领导授权、授意后，代表领导和领导机关正确处理矛盾纠纷，有效进行组织协调等。这些工作都十分紧要，需要秘书部门具有良好的办事能力来支撑。

（二）秘书部门办事工作的要求

1。认真负责

秘书部门的工作无小事，常常是大事要事交织、急事难事叠加，任何思想上的麻痹松懈、行为上的偏差纰漏都可能影响工作运转，甚至影响大局。因此，要脚踏实地，认真负责，真抓实干，说真话、报真情、做实事、求实效，不得搭花架子、做表面文章、欺上瞒下。要敢于直面问题，矛盾面前不躲闪，挑战面前不畏惧，困难面前不退缩，在关键时刻和危急关头豁得出来、顶得上去、经得住考验。无论办文、办会、办事，都要踏实做事、紧抓快办、严谨细致、精益求精，力求案无积卷、事不过夜，于细微之处见精神，在细节之间显水平。

2。严格规范

秘书部门是组织中重要的工作部门，对内来说，其工作与全局工作密切相关。例如，掌握领导机关的核心机密，一旦泄露就会给工作造成被动或损失。对外来说，秘书部门发挥着“窗口”作用。人们对一个组织及其领导班子的印象如何，很大程度上与秘书部门工作相关。所以，秘书部门必须严格纪律、规范管理。既要坚持制度管事管人，建立健全各项规章制度并抓好落实，严格考核，公平奖惩，又要严守纪律，按章办事，自觉遵守各项规章制度，处处起表率作用，不断提升秘书团队的服务水平。

3。务实高效

办事就要讲求质量和效率。而秘书部门工作任务重、事务又繁杂，就更要明确工作重心，突出工作重点。抓住主要矛盾又不忽视次要矛盾，先急后缓，先主要工作后次要工作。在解决主要矛盾的同时尽量使次要矛盾也得到解决。要增强工作主动性、时效性、科学性，克服盲目性，做到有的放矢，变被动服务为主动服务。要讲究工作策略，注重工作方法。要注意事物的发展规律，严格工作运行程序。总之，要找准工作切入点，把握工作着力点，解决工作之难点，力求达到事半功倍的办事效果。

二、秘书部门的参谋职能

秘书部门的参谋职能，是指秘书部门为领导工作出谋献策时应承担的职责和所具有的功能。秘书部门是贴近首脑机关并为其服务的专门机构，最了解领导工作内容和需求，为领导工作做好参谋自然成为秘书部门的基本职能之一。