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第二节 秘书人才的知识结构（第2页）

秘书部门是沟通上下、联络四方的桥梁与纽带，秘书人才需要掌握社会交往知识，提高交往能力。这方面的学科有人际关系学、公共关系学、人际关系语言学、传播学、礼仪学等。

4。软科学知识

包括领导科学、决策学、预测学、咨询学、运筹学、系统科学、信息科学、行为科学等。掌握这类知识，有助于秘书有效辅助领导决策，当好领导的参谋、智囊和外脑。

5。人文科学知识

包括文学、艺术、政治学、社会学、新闻学、历史科学、哲学等。这类知识对秘书人才开阔视野，增强思维的活力和后劲，提高工作水平有着积极的作用。

（三）专业知识层次

专业知识是秘书人才知识结构中的核心部分，是从事秘书工作必须具备的专门业务知识。这类知识带有显著的职业性和目标性，是建立在基础知识、相关知识层次之上的最高层次。

1。秘书知识

包括普通秘书学、高级秘书学、中级秘书学、基层秘书学、行政秘书学、企业秘书学、商务秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、民间秘书学、秘书写作学、文书学、档案学、会议学、信访学、督查学、办公室管理学、秘书心理学、秘书人才学、秘书交际学、秘书语言学等。

2。行业知识

秘书人才在掌握秘书业务知识的同时，还要了解、学习所在行业、系统、部门的专业知识，成为这一行业的行家里手。例如，在企业当秘书要懂生产和销售，在司法机关当秘书要懂法律，在学校当秘书要懂教育，在商场当秘书要懂经营，在外贸公司当秘书要懂贸易、营销和商法等。

秘书人才的知识结构包括三个层次：基础知识层次、相关知识层次和专业知识层次。每个层次均涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用、有机统一，发挥出知识要素的整体效应，成为一个较为理想的知识结构模式。

二、秘书人才知识结构的优化

古今中外的优秀秘书人才，无一不是知识渊博的饱学之士，“秀才”“智囊”“师爷”等字眼常常成了秘书的代名词。著名行政学家张金鉴认为：“一般的幕僚人员应是通才而非专家，要能善与人交，具有高度的适应力和综合力。”[4]但是，“天下之书读不尽，学海茫茫无穷期”。尤其在当代社会，科学技术飞速发展，人类知识总量急剧增长，知识的陈旧率不断提高，秘书人才更应不断优化自己的知识结构。

（一）秘书人才的知识结构要有目标性和中心性

知识结构的构建不是盲目的，而应该从工作实际出发，围绕目标和中心，恰当地选择和组织知识，使知识体系的各个组成部分能发挥出整体的最佳功能。就是说，秘书要依据目标，权衡、判断知识的相对价值，把知识的构建当作一个决策的过程。对于完成目标所必需的知识，也就是相对价值大的知识，要下功夫去掌握它，力求将其同化于已有的知识结构之中，成为知识结构的有机组成部分。对于那些相对价值不大的知识，则应暂且舍弃。在秘书的知识结构中，目标和中心决定了结构的性质和功能，秘书要针对自己的职业特点和工作需要，合理确立知识结构的核心。对于实现目标有决定意义的一门或几门核心知识必须充分占有，置于中心和主导的地位；相关的必要知识也不可或缺，要在整个结构中有恰当的位置。

（二）秘书人才的知识结构要有宽阔性

强调秘书知识结构的目标性和中心性，但也不能忽略其宽阔性的特点。应该说，从事任何一项活动都需要较宽的知识面，但秘书工作的特点和秘书人才的特质，都决定了秘书必须具备广博而深厚的知识。秘书工作是一项全面辅助领导者的活动，秘书不但要熟知领导者已掌握的知识，还要了解领导者未掌握的知识，这样才能拾遗补阙，发挥补偿功能，成为领导工作的参谋和助手。从某种程度上讲，秘书的知识面应该涵盖领导者的知识面。秘书人员可能并不是一名专家，但必须是一名“杂家”，其人才类型具有通才特质。只有具备了知识结构的宽阔度，才能实现知识结构的目标性和中心性，才能更有效地发挥秘书工作的作用。正如杜甫诗所云：“读书破万卷，下笔如有神。”当然，宽阔性不仅指丰富的书本知识，也包括活生生的实践知识，是学习与运用的有机统一。

（三）秘书人才的知识结构要有层次性

一个合理的知识结构，必须呈现出一定的层次性，从低到高，由几个不同层次的要素所构成。这些层次相互协调、相互促进，反映了知识结构内部的纵向联系，体现了知识结构的整体性特征。秘书合理的知识结构也明显地分为若干个层次，包括基础层次、中间层次和最高层次。基础层次包括秘书应具备的科学、文化的基本知识；中间层次是指秘书活动所需要涉猎和掌握的相关专业知识；最高层次则是指秘书专业领域的最新成就、攻坚方向、研究动态方面的知识，以及所在行业的专业知识。这三个层次组成了一个金字塔形结构，自下而上，一层比一层范围更窄，一层比一层要求更高，一层比一层更接近于实际目标。在这个知识结构中，每个层次都有其特定的价值和功能，任何一个层次也不能忽视，否则，其他层次也会受到影响。例如，忽视了基础层次的知识，最高层次就可能成为空中楼阁，缺乏有力支持；忽略了最高层次，基础层次和中间层次就失去了方向和目标，也难以发挥出应有的作用。

（四）秘书人才的知识结构要有动态性

知识结构的建立是一个从无序到有序、从低级到高级的不断发展的过程，任何知识结构都不是固定不变的。最佳知识结构必须是一个富有弹性的动态性结构体：一方面，要吸收新的知识，将之同化进自己的知识体系，让零散的知识有序化、系统化；另一方面，还要根据工作目标和任务的要求，对已形成的知识结构自觉地进行充实、调节和完善。面对客观世界的不断发展变化，面对现代领导活动的日益复杂化，秘书工作也在发生着变化，秘书人才的知识结构当然也必须适应这种现实需要，具有动态的自我调节、自我优化功能，其具体表现为基础较宽、活性较强、反馈及时、调节有力，使秘书个体的知识结构不断地趋于完善。当今社会面临着一个全新的“爆炸”式的知识环境，如若不能紧紧跟随社会发展的步伐和时代变革的潮流，不能适时、主动地调整知识结构，就会使自己的知识体系渐渐趋于封闭、陈旧、僵化的状态，最终被时代所淘汰。秘书人才知识结构的调整可从两个方面着手：一是反馈性调整，即在秘书工作中灵敏地觉察到自身知识结构的某些缺陷，有的放矢地进行充实和调节；二是预测性调整，即能预见实现某个目标、完成某项任务所需要的相关知识，提前进行主动性的学习和积累。