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第三节 秘书人才的能力结构（第1页）

第三节秘书人才的能力结构

学习目标

1。熟知秘书人才应具备的表达能力、信息能力、调研能力、管理能力、办事能力和操作能力。

2。掌握秘书人才能力提升的途径和方法。

在心理学中，能力是指一个人掌握知识并运用这些知识解决问题、完成本职工作的心理特征。这里所说的能力，是指秘书人员在实践中高效率完成秘书工作任务的本领。能力结构，就是秘书人才从事秘书工作的各种实际本领的有机组合，包括表达能力、信息能力、调研能力、管理能力、办事能力、操作能力。这些能力并非一种简单的堆列，而是通过合理的调节和控制，组成一个多要素、多序列、多层次的动态综合体，以达到整体的最佳效能。

一、秘书的表达能力

秘书作为领导者的参谋和助手是最有效的沟通者，其表达能力相当重要。尤其在社会信息化时代，对秘书的语言文字表达能力要求更高了。

文字表达能力，即写作能力，这是秘书尤其是文字秘书的基本功和“看家本领”。秘书人员常被人们称为“秀才”“笔杆子”，原因也正在于此。秘书的写作范围十分广泛，论说文体、科技文体、说明文体、新闻文体等都可能会在实践中有所涉猎，但更主要的是撰拟各种公文，包括党中央和国家最高行政机关所确定的法定公文以及其他非法定的事务文书（如计划、总结、简报、讲话稿、调查报告、规章制度等）。

口头表达能力，即说话能力，这是秘书运用口头语言或借助通信工具将思维内容加以表达的能力。秘书对上汇报工作、请求指示、提出建议，对下传达指令、沟通情况、组织协调，对外进行各种人际交往和公共关系活动，都离不开较高的口头表达能力。

秘书要做到文字表达能力和口头表达能力的同步提高，既要善于写，又要长于说，二者相互影响，彼此促进，不可偏废。不论是秘书的文字表达还是口头表达，都应注意五个方面的要求：准确、鲜明、简洁、迅速、适用。

案例

“笔杆子”受青睐

李秘书是某名牌大学秘书学专业毕业的高才生，更是写文件的一把好手。这不，又到年底写工作总结的时候了，刘处长叮嘱他：“李秘书，今年处里工作完成得很出色，过几天我要在局总结大会上汇报，能不能让局领导满意，就看你的总结报告写得是否出彩了。”李秘书接受任务后，连着熬了几个通宵，终于写出了一篇既有深度又有文采的总结报告，刘处长看了连连点头。果然，在全局总结大会上，李秘书写的稿子经刘处长声情并茂地一讲，获得与会人员多次掌声。会后，局长高兴地说：“老刘啊，你们处的总结不错，很有深度。”“谢谢局长！”刘处长脸上泛出得意的神情。局长又问：“这个总结材料是谁起草的？”刘处长如实报告，是李秘书写的。局长果断地说：“你通知李秘书，让他明天到局办公室来报到吧，局里更需要这样的人才。”

李秘书调到局办公室后，接触到的人和事更多了，视野更开阔了，加上他人聪明，善于学习，文字水平提高更快了。局长每次下基层调研都喜欢带着他，他也不负领导期望，每次回来都能交给局长一篇很有分量的调研报告。一年下来，李秘书竟然有五篇调研报告被市里和省里转发，其中有一篇典型经验调研报告被《求是》杂志登载，不仅轰动了全局，而且引起市委和市政府领导的重视。不久，李秘书被调往市政府办公室。机关上下都在议论：“笔杆子”就是受青睐！

二、秘书的信息能力

秘书的信息能力，是指秘书人员应具备的对秘书工作信息的搜集、理解、分析和处理的能力，主要包括五个方面。

一是信息获取能力。秘书人员除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握自己常规的信息渠道，善于开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需信息。例如，秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目，通过哪些方法和渠道（包括工具软件）才能迅速进行查找与浏览，如何下载和保存这些信息等。

二是信息选择能力。信息时代，人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑很难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的；学会准确无误地识别、理解信息的含义，正确判断所搜集到的信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响。

三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。

四是信息处理能力。狭义的信息处理能力主要指对信息的加工、开发、传输、存储、吸收和调阅等能力。也就是对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存储多、吸收广和调阅方便。具体来说就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可靠性有科学的认识，提出有针对性的对策建议，提供给领导者参考。

五是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现，是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当方式传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、系统性、连续性、针对性和有效性上。

三、秘书的调研能力

调研即调查研究，是指人们在实践中对客观实际情况进行调查了解和分析研究的活动或过程。调研是做好秘书工作的基础，是秘书发挥参谋作用的基本途径，是提高秘书素质的重要方法。因此，秘书应当具有良好的调研能力。

一是调查能力。秘书的调查能力包括四种。（1）制订调查计划的能力。能把握有关方针、政策和形势的要求，根据领导活动和秘书工作的实际需要，选择调查课题，制订出周密、可行的调查计划，以保证调研的顺利进行。调查计划通常包括本次调查的目的、对象、要求、方式、方法、时间、步骤等项目。（2）调查中的洞察力。在调查过程中，秘书要随时留心各种现象乃至细枝末节，善于发现一般人不易发现或容易忽略的问题，能进行敏锐、细致、深入的调查。（3）与被调查者的沟通能力。能够在较短的时间内，消除与被调查者之间的隔阂，取得对方的理解和信任，获得所需要的信息。秘书要放下架子，端正态度，讲究方式、方法，与被调查者进行平等而有效的沟通。（4）运用各种调查方式、方法的能力。秘书人员要熟练掌握和运用典型调查、全面调查（普查）、抽样调查、统计调查、个别访谈、开座谈会、问卷调查、网络调查、民意测验等行之有效的调查方式、方法，并能根据具体情况加以综合运用。

二是研究能力。秘书的研究能力包括三种。（1）鉴别筛选能力。经调查得来的材料，往往繁乱芜杂，真与伪、正与误、有用与无用掺杂在一起，这要求秘书能围绕调查目的进行鉴别和筛选，做好去伪存真、去粗取精的工作。（2）归组分类能力。经鉴别并通过筛选的材料，要按其性质特征进行排队归组或摘要分类，加以逐项分析，找出其内在的联系和区别，使其进一步条理化、系统化，以便于研究活动深入进行。（3）分析综合能力。秘书还要把鉴别分类后的材料联结起来，运用归纳、演绎、推导、对比、概括等方法，进行由表及里、由此及彼的综合加工，从而得出正确的调查结论，必要时还要形成调查研究报告等形式的文字成果。

四、秘书的管理能力

管理是人类的一项基本实践活动，是通过对人、物、财、信息、时间、机构、章法等要素及其关系进行有效控制，以达到管理的目标。秘书人员虽然没有决策权、指挥权，但秘书工作中存在着大量的组织管理活动。一名合格的秘书，必须具备出众的管理能力。

一是计划能力。计划能力指选择和确定目标以及制定实现目标的规范的能力。秘书的计划能力应当具有以下特性。（1）目的性和预见性。计划是领导决策的具体化，秘书要善于吃透上级精神，正确领会领导意图，切实反映客观实际情况。计划还应充分考虑到事物的发展与变化，使预测符合客观规律。（2）全面性和周密性。计划的内部要素要组织严密，逻辑性强，精确度高，不可零零碎碎、松松散散、丢三落四。（3）有序性和灵活性。计划是各活动要素在时间和空间上的有序排列，要分清轻重缓急和主次先后。计划还应留有充分的余地，以应付可能出现的意外情况。

二是组织能力。组织能力指亲自组织人力、物力、财力等要素，按预定的规范去实现既定目标的能力。秘书有时要在领导的授权或授意下，去直接组织完成某项任务，不具备良好的组织实施能力，就无法胜任管理工作。秘书要针对管理目标，组建精干的工作班子，知人善任，调动每个人的积极性，用最经济的投入获得最大的效益。