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第三节 秘书人才的能力结构（第2页）

三是协调能力。协调是秘书部门的一项重要职责。秘书的协调能力表现在以下方面。（1）熟悉有关方针、政策、法律、规章等，准确把握领导意图和协调对象的情况，这是协调的依据。（2）把局部与整体、微观与宏观联系起来进行考虑，站在全局的立场上，紧紧把握全局利益，这是协调的方向。（3）善于发现矛盾的焦点，捕捉那些“牵一发而动全身”的关节，不可“眉毛胡子一把抓”，这是协调的关键。（4）根据客观实际情况，既坚持原则性，又灵活运用各种协调方法和手段，有较强的变通能力，这是协调的艺术。

四是沟通能力。美国学者约翰·奈斯比特认为，未来的竞争将是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上。[5]调查显示，领导者每天工作的74%～87%的时间花在沟通方面。可以毫不夸张地说，没有沟通就没有领导活动的有效进行。秘书作为领导者沟通活动的辅助者和实施者，要紧紧围绕管理的目标和领导意图的要求，积极进行沟通工作，秘书的沟通能力显得尤其重要。

资料

语言沟通能力的自我测验

（1）我是不是见了别人觉得无话可说？

（2）我是不是很难找到一个大家都感兴趣的话题？

（3）我是不是常常说一些犯了别人禁忌的话？

（4）当发觉我的话引起别人反感时，是不是感到很狼狈？

（5）我能不能把要谈的问题用多种方式来表达，适应不同的谈话对象？

（6）我是不是在某些人面前说话很多，而在另一些人面前一句话也说不出来？

（7）我是不是当别人不同意我的意见时，只有再三重复已经说过的话？

（8）我是不是喜欢和别人发生争执？

（9）别人是不是常说我很固执？

（10）和年龄大地位高的人谈话，我是否很尊重他们？

（11）跟别人谈话时我的态度有没有明显错误？

（12）我能不能根据别人的态度来调整自己的态度？

（13）我的谈话能不能引起别人的积极发言？

（14）我的发言是不是能使交谈顺利进行？

（15）我是不是在交谈中能自然地转换话题？

（16）我是不是清楚应该在何时结束自己的谈话？

（17）我是不是口齿清楚、语速适当？

（18）我的声调是不是悦耳？

（19）我是不是在谈话中喜欢吹嘘自己？

（20）我是不是常说一些不雅的口头语？

五、秘书的办事能力

秘书每天都要面对大量的事务工作，因此，秘书人员必须具备较强的办事能力，这是保证秘书部门正常运转、提高秘书工作效率的重要途径，也是秘书发挥参谋作用的前提条件。

一是较强的应变能力，即能根据事务的不同情形和特点，迅速、及时、合理地予以反应，加以办理。尤其是突发事件和领导临时交办事项，更需要秘书具备突出的应变能力。

二是较强的交际能力，即能广泛熟悉各种人际关系的沟通渠道，富有人际交往的主动性和积极性，待人诚挚热情、礼貌得体，善于沟通感情，长于待人接物，通过构建和处理各种人际关系，提高办事的有效性。

三是较强的变通能力，即不墨守成规，不死套框框，在坚持正确原则的前提下，能对事情加以灵活机动处置。

六、秘书的操作能力