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第三节 秘书人才的能力结构（第3页）

操作能力也称为技能，是秘书高效率完成秘书工作必须具备的实际操作本领。随着科学技术的飞速发展，秘书人员仅靠“两只手，两条腿，一支笔，一张嘴”和“刀耕火种”的工作方式，已很难适应当今社会的需求。因此，秘书人才必须努力提高自己的动手操作能力。

一是掌握计算机和互联网操作技术。以“互联网+”为标志的信息技术革命，对秘书工作产生了重大而深刻的影响，秘书人员必须学习相关的信息技术、网络技术等专业知识，具有应用计算机处理相关工作的业务能力，才能跟上时代前进的步伐。尤其要使用好互联网这个现代化的工具，善于借助网络掌握秘书工作的实时动态信息，利用网络数据库的宝贵资源提高秘书工作效率。

二是掌握常用的办公软件操作技术。目前普遍使用的办公软件大致可以分为三类：数据库软件、通用的办公自动化软件、通信软件。尽管这些软件随着科技的进步将不断更新换代，但其基本结构和原理不会有根本改变。秘书人员要努力掌握最新信息技术和软件操作，争取在秘书工作中发挥其最大效能。

三是掌握现代办公设备的操作技能。现代办公设备主要指秘书办公使用的电话机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机、数码相机、录音笔、电子显示屏、投影仪、扩音设备、电视电话会议设备等。随着科学技术的发展，将会不断出现新的办公设备和用具。

四是掌握书法和电子速录技术。书法是中华民族文化的传统瑰宝，也是重要的秘书技能。即使在现代办公环境中，计算机打印也不能完全代替人工书写，秘书的书法技能还是有用武之地的。秘书人员还应当掌握电子速录技术，成为快速记录会议活动的行家里手。

五是掌握文案策划与处理技能。这包括公文拟制、文案编辑、校对、印刷、装订等基本技能。

资料

让领导满意的合格秘书

在领导者的心目中秘书怎样才算合格？美国著名的管理学家R。亚历克·麦肯齐在其所著《时间管理》一书中，提出了20道测评题目。

（1）秘书知道你在组织中的职责范围和全部活动吗？他是否了解你的目标和意向，以及怎样将目标和意向同组织的总目标相结合？

（2）假如你离开单位3～4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？

（3）他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？

（4）如果不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？

（5）他对待你的同事、来访者和客户是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？

（6）他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他能否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制定新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？

（7）他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？

（8）他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？

（9）他所具备的秘书基本技能（如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？

（10）他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样继续工作？

（11）他对你的忠诚值得你信赖吗？你能把一些公和私的机密信息资料委托给他吗？

（12）他是否有较广的阅读面和知识面？他是否能经常提醒你注意本单位及与你个人事务有关的出版物？

（13）他是否成为本单位的一个有价值的信息来源？而这些信息靠你自己是很难获得、不便获得或不能获得的？

（14）他是否有个人进修计划？他是否参加管理方面的课程或讨论，参与管理方面的活动？他是否要求更多地了解你的单位、你的工作、你的顾客，或者你的行业？

（15）他发言是否清晰？他能否以书面或口头的方式简要地向你汇报情况？他能否清楚而正确地传达你的指示？他能否了解你关于某项政策或行动的想法，并像你一样把它准确地告诉别人？

（16）他是否不计时间地将每天的工作做完？他是否根据需要自愿在夜间或周末加班？

（17）他能否像管理者那样，必要时将自己未做完的工作委托给别人，并督促他人完成？

（18）在你没有插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事？

（19）他能否记住一些重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝活动？

（20）在调研工作中他是否称职？能否收集资料、调查某件事情的经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告等？

领导工作的需求，就是秘书努力的方向。以上20个问题，是站在领导的角度来看秘书所应具备的能力素质，概括具体而又全面，虽然是对国外秘书的一般要求，但具有普遍的适用意义。对于每一个有志于秘书事业的青年来讲，都应以此为标准，不断加强学习和实践锻炼，成为一名让领导满意的合格秘书。[6]