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第四节 秘书人才群体结构优化（第2页）

二是秘书班子结构中要有核心。俗话说“鸟无头不飞”“家有千口，主事一人”，任何一个高效的秘书群体，都必须有一个德才兼备、德高望重的核心人物。这个核心人物通常也是秘书部门的负责人。他不但个人品德和思想素质良好，而且有扎实的专业知识、出色的组织能力和较高的见识水平，深受班子成员的拥戴。秘书班子若无核心结构，即使个体的素质不低，也往往四分五裂、形同散沙，难以发挥最佳群体效能。

三是优化组合，形成理想的互补效应。一个秘书班子中，个体的能量总是有限的，只有优化组合，相互补充，才能最大限度地释放个体的能量，形成整体合力，发挥整体优势，进而达到最佳的整体效应。这种互补主要包括品德、知识、智能、心理、年龄、性别等方面的取长补短、相辅相成。

四是遵循“最少最多”原则，形成精干的运转系统。所谓“最少最多”原则，就是指尽可能用最少的人去做最多的事。首先，秘书班子要精干，即不设虚职，避免出现多余的人和多余的层次，恰如一台机器，多一个零件就等于多了一个故障因素。美国学者杜拉克说得好：“俗话说‘三个臭皮匠，赛过一个诸葛亮’，但是有效的管理者却不这样认为，他知道：三个臭皮匠，往往比不上一个臭皮匠，因为他们会各行其是。”其次，秘书班子还要配套，即班子内部有着合理的工作结构，指挥统一，层次节制，责权分明，对内能适应工作运转，对外能适应环境变化，人员各司其职，相互配合，使整体的功能得到有效放大。

五是动态调整，使秘书班子始终充满活力。秘书班子的合理结构，绝不是一劳永逸、一成不变的，必须随客观环境和职能目标的变化而不断地加以调整，所谓“流水不腐，户枢不蠹”讲的就是这个道理。例如，从秘书班子的内部结构来讲，卓有成效者当升，无所作为者当降或调，这样，一个班子就成了一潭活水，工作才会有活力。有人曾调查过这样一个机关办公室：该办公室共有7人，其中6人在此干了近8年，长期不进不出，不升不降，使得人人疲沓，活力全无。

本章小结

秘书工作的特点和任务，要求秘书人员必须具备很高的素质，秘书是一种高素质辅助管理人才。秘书人员要胜任本职工作，最根本的还是要在素质和修养这个“源头”上下功夫。

职业道德在秘书人才素质体系中是最根本、最重要的构成因素。秘书人才的职业道德规范主要包括六个方面：绝对忠诚，极端负责，甘于奉献，谦虚谨慎，廉洁自律，严守机密。

作为全面辅助领导工作的“复合型”人才，秘书人才的知识结构应具有以下层次和内容。一是基础知识层次。这是秘书人才知识结构的根底，是构建秘书合理知识结构的基本条件，主要包括：科学文化基础知识、基本理论知识、法律基础知识。二是相关知识层次。这是与秘书专业密切相关的那部分中间知识，主要包括：管理科学知识、心理学知识、社会交往知识、软科学知识、人文科学知识。三是专业知识层次。这是秘书人才知识结构中的核心部分，是从事秘书工作必须具备的专门业务知识，主要包括：秘书知识、行业知识。

秘书人才的能力结构包括：表达能力、信息能力、调研能力、管理能力、办事能力、操作能力。这些能力并非一种简单的堆列，而是通过合理的调节和控制，组成一个多要素、多序列、多层次的动态综合体，以达到整体的最佳效能。

秘书人才群体结构优化，有利于塑造良好的组织形象，有利于发挥秘书群体的整体效能，有利于提高秘书个体的工作效率。秘书人才群体结构是一个多序列、多要素的动态平衡体，它由若干个亚结构共同组成。这些亚结构主要包括品德结构、知识结构、智能结构、年龄结构、性别结构、心理结构。

总结

关键术语

秘书人才秘书人才的职业道德

秘书人才的知识结构秘书人才的能力结构

秘书人才的群体结构

应用

批判性思考

国内以前出版的多数教材把秘书看作一种社会职业，因而往往从职业角度探讨秘书素养问题。本书认为秘书不仅是一种社会职业，而且是一种特殊的专业人才，并从人才学角度探讨了秘书人才应具备的素质和修养问题。对此你有何看法？请谈谈你的观点。

体验练习

一位大学毕业生应聘某网络公司行政秘书岗位，遇到这样一道面试题：

你是公司某部门A经理的秘书。这天下午，A经理临时赶去参加董事长召集的紧急会议。他走得很匆忙，手机放在办公桌上忘记带走。会议很重要，不允许任何人进出，且参加会议的人职务都比A经理高。按照A经理的工作日程安排，他将乘下午五点的飞机去外地出差。现在已是下午三点了，而会议迟迟没有结束的迹象。这个时候你会怎么办？[7]

拓展

补充读物

1。刘峰、赵廷云：《秘书人才学》，兰州，兰州大学出版社，1993。

2。赵中利：《现代秘书心理学》，北京，高等教育出版社，2008。

3。谭一平、史玉峤：《秘书情商学》，北京，清华大学出版社，2014。

[1]摘自习近平2014年5月8日视察中央办公厅时的座谈讲话。

[2]习近平：《摆脱贫困》，41页，福州，福建人民出版社，1992。

[3]摘自李鹏1990年在全国省、自治区、直辖市党委秘书长座谈会上的讲话。

[4]张金鉴：《行政学概要》，76页，台北，汉林出版社，1982。

[5]［美］约翰·奈斯比特：《大趋势》，梅艳译，59页，北京，中国社会科学出版社，1984。

[6]王守福：《文秘工作案例与分析》，第2版，333～335页，北京，高等教育出版社，2009。

[7]卢如华：《从腾讯公司一道秘书岗位面试题谈起》，载《秘书》，2016（11）。