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第二节 秘书业务工作制度（第1页）

第二节秘书业务工作制度

学习目标

掌握秘书业务工作制度的基本内容。重点学习公文处理制度和会议管理制度。

名人名言

不以规矩，不能成方圆。

——孟子

秘书业务工作内容非常广泛，主要包括公文处理、档案管理、会议管理、信访工作和保密工作。加强秘书业务工作制度建设，制定全面、详细、统一、覆盖面广的秘书业务工作规范，可以提升秘书业务工作的质量，保证秘书业务工作的准确性和规范性，可以保障各机关单位之间秘书工作的有效衔接，可以预防秘书人员失职、渎职或滥用职权。

一、公文处理制度

（一）党政机关公文处理工作条例及公文格式标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》，自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。《党政机关公文处理工作条例》指出，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。条例明确：党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。《党政机关公文处理工作条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则共8章42条。该条例首次统一了党政机关公文处理的法规和标准，具有统一性；减少了党政机关公文的种类，规定了15种公文，精简了公文办理程序，具有简约性；对公文的格式要素进行了调整，进一步规范了行文规则，突出了公文拟制三个环节的程序规范，具有科学性。

2012年6月29日，经中共中央办公厅、国务院办公厅批准，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会发布《党政机关公文格式》国家标准（GBT9704—2012），自2012年7月1日起与《党政机关公文处理工作条例》配套实施。该标准对《国家行政机关公文格式》（GBT9704—1999）进行了修订：标准名称改为《党政机关公文格式》；适用范围扩展到各级党政机关制发的公文；对标准结构进行适当调整；对公文装订要求进行适当调整；增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整；进一步细化特定格式公文的编排要求；新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。

（二）中国人民解放军机关公文处理条例及公文格式标准

2005年10月2日，时任中央军委主席胡锦涛签署命令，发布新修订的《中国人民解放军机关公文处理条例》。新条例共9章48条，包括总则、公文种类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文立卷归档、公文管理及附则。首次制定了国家军用标准《军队机关公文格式》（GJB5100—2005），明确了军队机关公文格式的技术标准和要素的具体标识规则，提高了军队机关公文格式的标准化程度，增强了可操作性。两个文件配套下发，对提高军队机关公文的规范化和标准化程度起到重要作用。

二、档案管理制度

（一）中华人民共和国档案法

1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过《中华人民共和国档案法》，自1988年1月1日起施行；1996年7月5日，根据第八届全国全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正，并重新发布。修订后的《中华人民共和国档案法》，就档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任等方面作出法律规定，是全面指导各行业、各层次机关单位档案工作的法律依据。

（二）中华人民共和国档案法实施办法

1990年10月24日经国务院批准，《中华人民共和国档案法实施办法》于1990年11月19日由国家档案局第1号令发布。1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日由国家档案局第5号令重新发布。《中华人民共和国档案法实施办法》由总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、罚则、附则共6章31条组成。国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作的开展。中国人民解放军的档案工作，根据《中华人民共和国档案法》和本办法确定的原则管理。

三、会议管理制度

（一）中央和国家机关会议费管理办法

2013年9月13日由国家财政部等三部门联合印发，自2014年1月1日起施行。《中央和国家机关会议费管理办法》对会议分类和审批，会议费开支范围、标准和报销支付，会议费公示和年度报告制度，管理职责，监督检查和责任追究内容，进行了明确而具体的规定。

《中央和国家机关会议费管理办法》规定，会议分为四类：一类会议会期按照批准文件，根据工作需要从严控制；二、三、四类会议会期均不得超过2天；传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间，一、二、三类会议合计不得超过2天，四类会议合计不得超过1天。

《中央和国家机关会议费管理办法》规定，各单位应当严格控制会议规模。一类会议参会人员按照批准文件，根据会议性质和主要内容确定，严格限定会议代表和工作人员数量。二类会议参会人员不得超过300人，其中，工作人员控制在会议代表人数的15%以内；不请省、自治区、直辖市和中央部门主要负责同志、分管负责同志出席。三类会议参会人员不得超过150人，其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。四类会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人。各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

《中央和国家机关会议费管理办法》规定，会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内结算报销。

（二）党政机关会议定点管理办法

2015年1月13日，财政部对外发布新版《党政机关会议定点管理办法》（财行〔2015〕1号），自发布之日起实行。新版《党政机关会议定点管理办法》更加强调厉行节约反对浪费，并明确会议定点场所有权拒绝党政机关提出的超出协议的服务项目和要求，会议伙食标准要明细到单餐。该办法重申，各级党政机关举办的会议，除采用电视电话、网络视频方式以及在本单位或本系统内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训（会议）中心等举办的外，应当在会议定点场所召开。办法强调，党政机关在会议定点场所举办会议应当严格执行定点协议，不得要求会议定点场所虚报会议天数、人数、开具虚假发票等。办法还明确，会议定点场所有以下行为之一的，经调查属实，第一次予以书面警告，第二次取消会议定点场所资格，情节严重的不得参加下一轮次的会议定点场所政府采购。这些行为包括：无正当理由拒绝接待党政机关会议；超过协议价格收取费用或采取减少服务项目等降低服务质量；提供虚假发票；未按规定提供发票、费用原始明细单据、电子结算单等凭证；不配合、甚至干扰阻挠财政部门正常核查工作；违反协议规定的其他事项。

案例

××公司会议管理制度

一、目的

为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

二、职责

（1）办公室负责会议管理，所有重要会议须由公司领导批准后到办公室登记备案。