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第二节 秘书业务工作制度（第2页）

（2）会务工作主要由办公室承办；其他部门主办或召集的会议，办公室应予协助。

（3）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由办公室整理、分发、立卷、存档。

三、会议分类

（一）公司部门周会

（1）主持与记录：各部门助理记录，由部门负责人主持。

（2）召开时间：每周一上午9点。由于特殊原因需要延期召开的，由部门负责人提前通知。

（3）参加人员：部门负责人、部门员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。

（4）会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划等。

（二）公司员工周会

（1）主持与记录：由办公室召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。

（2）召开时间：每周五下午4点。由于特殊原因需要延期召开的，由行政专员提前通知。

（3）参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。

（4）会议内容：总结公司日常运作情况；各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

（三）公司工作述职会议

（1）主持与记录：工作述职会议由办公室负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。

（2）召开时间：每月召开一次，具体时间由总经理安排。

（3）参加人员：部门负责人及以上人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向办公室请假。

（4）会议内容：各与会人员各自总结、汇报一月来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。

（四）其他会议

（1）公司年终总结表彰大会，总结全年工作情况，部署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由办公室具体组织实施。

（2）各专题会议，相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营中出现的问题或项目有关事宜工作进行讨论、部署和总结。

四、会议召开

（一）会议安排

（1）凡涉及多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1～2天将总经理批准后的会议通知单报办公室，由办公室进行统一安排，方可召开。

（2）凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其他会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请办公室调整会议计划，未经办公室调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

（3）各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

（4）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

（二）会议准备

（1）公司有专项主题的会议或需要投影设备演示说明的会议，应由办公室提前做好投影设备连接调试工作。

（2）会议之前，办公室应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品。

（3）特别重大会议，应由办公室专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：

①会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；

②会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；