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第一节 秘书工作效率概述（第1页）

第一节秘书工作效率概述

学习目标

1。理解秘书工作效率的含义，熟知秘书工作效率三要素及其特点。

2。理解秘书工作为什么必须讲究效率。

一、秘书工作效率的含义

效率是单位时间所完成的工作量，指劳动效果与劳动量的比，即一定的投入量所产生的有效成果，而投入量是为实现目标所消耗的人力、物力和财力等。秘书工作效率，是指秘书工作者在一定时间内所付出的劳动量与所取得的工作成效的比。它包括秘书部门的一切工作效率在内，如办文效率、办会效率、办事效率等。秘书工作效率是评定秘书工作能力的重要指标，评价秘书的工作能力如何，很大程度上看其工作效率的高低。秘书工作效率主要有以下几个方面的含义。

（一）数量的含义

判定秘书工作效率的高低，要有数量的分析对比。既要看所耗费的时间多少，又要用秘书工作有效成果与所投入的人力、物力、财力等对比。如果各方面投入量很大，成果却很少，就不能说是工作效率很高。

（二）质量的含义

判定秘书工作效率的高低，不能只看工作数量，还要讲求工作质量。如果完成的工作量很大，但质量较差，也不能算是效率高。秘书工作效率应该是秘书工作数量与质量的有机统一。

（三）职能的含义

秘书工作效率的核心是实现秘书职能。如果秘书的工作不能很好地实现参谋助手职能，秘书的其他能力再强，也不能说秘书的工作效率高。例如，一个秘书有文学艺术专长，常常发表诗歌、散文，但他却不能胜任自己所分管的公文撰写职务，经常被领导要求重写或请他人代笔，他的工作效率就很低。

（四）系统的含义

秘书工作效率是对秘书部门全部活动的整体要求，也是对所在管理系统整体功能的重要体现。不论哪个层次、哪个方面、哪个环节，都应讲求工作效率，任何一个环节或方面出现问题，都可能影响到秘书部门的整体效率和所在系统的管理效率。

二、秘书工作效率三要素及其特点

由于秘书工作效率是单位时间内所投入的劳动量与所获得的成果之比，因此，应该从时间、劳动、成果三个要素入手，分析秘书工作效率及其主要特点。

（一）秘书工作时间的特点

时间是物质的运动、变化的持续性、顺序性的表现，是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数。确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。任何工作必须在一定的单位时间内进行。秘书工作的职能和任务，决定了秘书工作时间具有紧迫性、规定性、模糊性、连续性的显著特点。

1。紧迫性

秘书部门是为组织高效运转而设立的，秘书工作直接服务于领导中枢，负有上传下达、督促检查、沟通协调、确保政令畅通的重要职责，客观上决定了秘书工作在时间上具有紧迫性。任何拖沓延误，都将造成严重后果。因此，秘书人员只有发扬紧张快干的优良作风，克服疲沓拖拉的不良作风，才能提高工作效率。

2。规定性

由于领导活动的时效性很强，领导者一般要求秘书必须在规定的时间内完成某项任务，不能超时。否则，将会误时误事，影响全局工作。因此，秘书必须按时完成工作任务，必要时还得加班加点，挑灯夜战。

3。模糊性

由于秘书部门是综合办事和服务部门，必须随时为领导、部门和基层提供优质高效的服务，因此，秘书工作很难严格区分上下班和节假日，甚至有些工作无法按部就班进行。这个特点决定了秘书工作所付出的劳动量很难精确计算，需要秘书人员大力发扬吃苦和奉献精神，不计较八小时内外，加班加点完成工作任务。

4。连续性

秘书工作的目标是保障领导机构高效运转，为此，必须为领导、部门和基层提供不间断的服务，不可能希求一劳永逸或时续时断。要求秘书人员必须有足够的思想准备，保持强健的体魄，发扬不怕疲劳、连续作战的作风。

（二）秘书劳动的特点

劳动，通常是指能够对外输出劳动量或劳动价值的人类运动，是人维持自我生存和自我发展的唯一手段，是人类运动的一种特殊形式，也是提高工作效率的决定因素。按照传统的劳动分类理论，劳动可分为脑力劳动和体力劳动两大类。秘书工作任务繁重，需要秘书人员付出辛勤的劳动。秘书劳动兼有脑力劳动和体力劳动的特点，但从总体上看属于脑力劳动的范畴。秘书劳动具有知识性、思维性、操作性、紧张性的显著特点。