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第三节 秘书工作效率的检测分析（第2页）

（二）定性与定量相结合

任何事物都是质与量的统一体，认识事物必须既认识事物的质，又把握事物的量。通常情况下，数量测评较为客观，质量测评则较为困难。解决的办法是尽可能把质量标准也进行一定量化。例如，对于秘书遵纪守法，履行职能，办理事务，沟通协调，上司、机关和员工的满意度等，都可以进行量化和评估。

（三）注重主要指标

在秘书工作效率指标体系中，总有一个或几个起主导作用的主要、关键指标，如辅助决策、沟通协调、督促检查、公文处理、事务办理的效率，最能反映出秘书工作效率。因此，在检测秘书工作效率时，可以舍弃一些不太重要的指标。

（四）坚持真实可靠

在秘书工作效率检测中，要做到客观、公正，就必须坚持真实可靠的原则。为此，应保持检测机构的相对独立性，不受各种人为干扰；同时，要依靠检测标准、程序规范和技术方法的科学性，防止弄虚作假、评测不实等现象的发生。

二、检测秘书工作效率的标准

按秘书工作的属性，检测秘书工作效率的基本标准应当是及时、准确、全面地履行秘书工作职能，让领导、部门、基层三满意。具体说，秘书工作效率标准体现在各项具体工作中，可概括为以下几个方面。

一是服务工作效率高，无消极怠惰现象。主要指服务态度端正，主动热情地为服务对象排忧解难，无工作疏漏，实现领导、部门、基层三满意。

二是文电处理效率高，无拖延积压现象。主要指文电承办迅速、准确、保密，特别是一些急办文件无积压、机密文件无丢失。

三是会务工作效率高，无劳民伤财现象。主要指要做到精简会议，防止“会海”泛滥；加强会议经费预算，杜绝铺张浪费等不正之风。

四是信访工作效率高，无敷衍应付现象。主要指热情接待和认真办理来信来访事项，信访结案率高，重信重访少。

五是协调工作效率高，无扯皮推诿现象。主要指秘书部门或人员善于在领导及部门内外之间搞好关系协调，各方面相互支持，关系融洽。

六是信息工作效率高，无迟滞阻塞现象。主要指信息渠道畅通，传递迅速，反馈及时，提供给领导、部门和基层的信息有价值。

七是调研工作效率高，无浅尝辄止现象。主要指调查深入细致，掌握的情况真实，并善于抓典型、出经验，研究深刻透彻，能提出对策和建议，辅助上司决策。

八是行政管理效率高，无纪律松弛现象。主要指机关行政事务管理严格，各项规章制度落实，工作秩序良好，无重大行政责任事故。

三、检测秘书工作效率的主要内容

虽然秘书部门所处的机关层次不同，工作对象有差异，工作内容不尽相同，但带共性的效率检测，可概括为以下主要内容。

一是基本效能。主要是检测秘书的素质、能力和履行职责的数量、质量状况。

二是总体效益。主要是从秘书部门所处的机关和单位的整体角度去考查、检测，以分析秘书部门发挥作用的大小。

三是工作时间。主要是检测秘书部门或人员完成工作任务的速度快慢与工作时机选择恰当与否。

四是活动费用。主要是指秘书部门工作投入的经费和物资。通过检测，了解和分析经费和物资的使用状况和实际效果，如会议成本、文电开支等。

五是组织状况。主要是检测秘书部门的人员配置、管理层次和幅度是否合理、恰当。

四、检测秘书工作效率的方法

（一）标准比较法

把对秘书工作的各项具体要求作为检测标准，比较、分析效率高低的方法。例如，按照秘书部门文书管理工作的要求，可分为保密、准确、统一、迅速、简便五项，每项都按百分评测、统计，就可以得出在同类机关中哪个秘书部门的文书管理工作效率较高、哪个效率较低的判定。

（二）工作费用测量法

从秘书工作费用上去比较分析经费使用是否合理、是否存在浪费，以找到原因以及解决问题、提高工作效率的方法。例如，将秘书工作任务划分为若干板块，将每个板块经费开支与本部门过去或相同部门进行比较，从中得出效率高低的评价。

（三）因素排列法

把影响秘书工作效率的因素进行排列，并进行比较分析，从中找出影响秘书工作效率的关键因素和主要因素，排序论证，以便采取相应措施，有针对性地改进或纠正。

（四）因果追溯法

从结果追溯原因，即从表现出来的问题追溯导致问题的原因，原因之中还有原因，一旦抓住主要原因就要深入探索下去，以便对症下药，解决问题。例如，某销售部秘书科，工作差错较多，效率低下，主要是因为科长与秘书关系紧张，还有个别秘书自身素质能力较差。再深入分析，发现其主要原因在于科长武断专横，民主作风差，挫伤了秘书的积极性；个别秘书服务意识差，业务生疏，文字水平低。通过因果追溯，就可以确定解决的方法。