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商务接待中的迎来送往（第1页）

商务接待中的迎来送往

在商务接待中要重点注意的是两方面的礼仪。首先是拜访礼仪。拜访礼仪主要注意以下几方面。

第一，拜访前应事先和被访对象约定，以免扑空或扰乱主人的计划。拜访时要准时赴约。拜访时间长短应根据拜访目的和主人意愿而定。一般而言时间宜短不宜长。

第二，到达被访人所在地时，一定要用手轻轻敲门，进屋后应待主人安排指点后坐下。后来的客人到达时，先到的客人应该站起来，等待介绍。

第三，拜访时应彬彬有礼，注意一般交往细节。告辞时要同主人和其他客人一一告别，说“再见”“谢谢”；主人相送时，应说“请回”“留步”“再见”。

其次是接待礼仪，在接待的礼仪中要做到以下几点。

第一，接待人员要品貌端正，举止大方，口齿清楚，具有一定的文化素养，受过专门的礼仪、形体、语言、服饰等方面的训练。

第二，接待人员服饰要整洁、端庄、得体、高雅；女性应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物，化妆应尽量淡雅。

第三，如果来访者是预先约定好的重要客人，则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序。在办公室接待一般的来访者，谈话时应注意少说多听，最好不要隔着办公桌与来人说话。对来访者反映的问题，应做简短的记录。

商务来访与接待的原则

接待或拜访是很多企业员工的一项经常性的工作。在接待和拜访中的礼仪表现，不仅关系到自己的形象，还关系到企业形象。所以，接待来访的礼仪历来都受到重视。

第一，对来访者，应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，要起身上前迎候。对于不是第一次见面的同事、员工，可以不起身。

第二，不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者，要安排助理或相关人员接待客人，不能冷落了来访者。

第三，认真倾听来访者的叙述。来访者都是有事而来，因此要尽量让来访者把话说完，并认真倾听。

第四，对来访者的意见和观点不要轻率表态，应思考后再作出答复，对一时不能做答的，要约定一个时间后再联系。

第五，对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，不要让来访者等待或再次来访。

第六，正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让助理或他人接待，以避免中断正在进行的接待。

第七，对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，而不要刺激来访者，使其尴尬。

第八，要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。

邀约的礼仪

在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方作客。这类性质的活动，被商务礼仪称为邀约。

在民间，邀约有时还被称为邀请或邀集。站在交际这一角度来看待邀约，它实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者其他某处地方约会，以及出席某些活动时，不能仅凭自己的一厢情愿行事，而必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地做出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当作一种正规的商务约会来看待，对它绝对不可以掉以轻心、大而划之。

对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。

在一般情况下，邀约有正式与非正式之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。

正式的邀约，有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等具体形式，适用于正式的商务交往中。非正式的邀约，也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。

根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。

请柬邀约

在正式邀约的诸形式之中，档次最高，也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请佳宾，才会被人视为与其档次相称。

请柬又称请帖，一般由正文与封套两部分组成。不管是上街购买印刷好的成品，还是自行制作，在格式与行文上，都应当遵守成规。

请柬正文的用纸，大都比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁，其他颜色不宜采用。

目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左而右、自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下、自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统**际应酬。因此在这里将它略去不提。

在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等内容。

附规范的请柬正文示范一则：

谨订于2017年8月18日下午6时整于本市金马大酒店水晶厅举行五环集团公司成立六周年庆祝酒会，敬请届时

光临

联系电话：01063322×××

备忘

在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用都是同一个意思的法文缩写“P．M．”。

注意以上范文，您可能会发现其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处身于正文之间。其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。