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第二节 秘书职业生涯发展（第1页）

第二节秘书职业生涯发展

学习目标

1。掌握秘书职业生涯的主要特点及路径选择。

2。理解秘书职业生涯的开始与发展。

3。领会如何应对秘书职业发展的挑战。

选择一个合适的职业，度过一个成功的职业生涯，应该是每个人的追求和向往。所谓职业生涯，是指一个人在其一生中遵循一定道路（或途径）所从事工作的历程，是指与工作相关的活动、行为、价值、愿望等的综合。所谓职业生涯规划，从个体的角度来看，是指一个人筹划其人生工作的过程，或者说个人设计自己的职业生涯，策划如何度过职业工作生命周期的过程。[8]初涉秘书职业的人，应该充分认识自己，客观分析环境，及早做好职业生涯规划，以便管理好自己的职业生涯，应对挑战，科学发展，创造成功的人生。

一、秘书职业生涯的特点

（一）工作成绩的潜隐性

秘书业务范围涉及面广，综合性强，而更多的常规性工作是接打电话、处理文档、安排日程、办理会务等，其工作成绩隐含于领导的工作成绩之内，很难产生轰轰烈烈的业绩，所以，秘书有“幕后英雄”之称。

（二）自我提高的机遇性

秘书工作涉及面广，时效性强，加之领导要求高，所以，许多看似“打杂”的工作又给秘书造成很大压力。但是，正是这种压力给秘书提供了快速成长的环境和条件，使秘书能够发挥创造性，有利于秘书的自我提高，为今后的横向或纵向发展积累经验。

（三）职位升迁的便利性

秘书位居领导身边，因为工作关系很容易建立起良好的情感联系，如果工作出色也特别容易被领导器重和欣赏。秘书工作本身的繁杂又使秘书了解的情况要多一些，接触的领域要宽一些，在视野和经验上都相对占优势。这些都有利于秘书的快速升迁。

二、秘书职业生涯的路径

（一）上移

秘书职业生涯的“上移”，即由低级职位向高级职位发展。对于秘书职业来说，上移包含两个方面。一是在秘书岗位之内。按照惯例，一般从层次上将秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书，作为初涉秘书职业的初级秘书，向高层次秘书发展自然是一种自觉的追求。二是在秘书岗位之外。作为秘书，尤其是高层管理者的秘书，如果得到领导赏识，很容易得到晋升为高一级管理者的机会。

案例

任正非：秘书是可以发展的

华为公司总裁任正非说：秘书是可以发展、走向经理岗位的。世界上很多的秘书后来都能够做到很高的职位，秘书地位也并不低，秘书也可以拿高工资，秘书也不必一直做秘书，这是正常的。因为秘书了解的综合面广，有相当大的适应能力，当他在某一点问题上“看破红尘”时，他站起来说话甚至比专业人员还要厉害。所以我们动员一批优秀秘书到前线去，到办事处去，增加对市场的了解，经受市场考验，加强市场意识，利于将来的发展。

（二）侧移

秘书职业生涯的“侧移”，即在组织内职位的横向变动。侧移经常在两种情况下发生：一是秘书希望在组织内上移，为了增加自己处理高级职位事务的经验，常常先有意识地跨部门侧移；二是秘书目前的工作与个人能力、兴趣等不符时发生侧移。不论哪种情况，秘书在其本职工作岗位上积累的多方面的经验和知识，都为其侧移到其他部门工作提供了充分的机会并奠定了坚实的基础。

（三）移出

秘书职业生涯的“移出”，即从一个组织中退出或者调离。移出的原因有客观的也有主观的：客观方面，比如因为原组织内过分高压从而妨碍个人成长，或者因为才能出众而遭受妒忌、打击、排挤，或者因为与领导难以相处，或者因为薪资待遇不够理想等，这时候秘书主动迅速地移出，实则是求得职业顺利发展的开端；主观方面，有的秘书想改行甚至开始自己创业，由于长期从事秘书工作积累了一定的知识和经验，成功者也很多。

三、秘书职业生涯的开始

一个人选择了秘书职业并进入了相应的组织，就意味着秘书职业生涯的正式开始。组织往往要求新员工进行一段时间的试用或者见习，时间可能两三个月甚至更长。这段时间也是新秘书适应工作环境的时间，如若给人留下良好的印象，就会给职业的发展奠定有益的基础。因此对于新秘书，树立形象、打开局面最为关键，以下几个方面需要特别注意。

（一）树立良好第一印象

第一印象具有思维定式效应、形象光环效应等，是职业形象的特定组成部分。新秘书务求树立良好的第一印象，要着重注意三个方面。一是仪表端庄。穿着要得体、整洁、符合身份，修饰要自然、清新、体现品位。二是举止大方。一言一行、一举一动要表现出亲切、热情、有礼貌、有理智、讲道德、讲信用，既不要自以为是，也不要唯唯诺诺。三是遵守时间。现代职场，守时常常被视为敬业、礼貌、可靠的表现，新秘书最好要适当提前到达，既可以做一些力所能及的事，也可以多熟悉一些人。

（二）尽快熟悉工作环境

对工作环境的熟悉是尽早进入角色、融入组织的必要条件，尽快熟悉工作环境会使新秘书工作起来游刃有余。首先，要明确岗位责任。新到工作岗位，主要问题是缺乏经验，所以遇到以前没有经验的事情，自己要先考虑考虑，理清思路，看看主要有什么困难，可将难于处理的向同事或者领导咨询，既可以确保工作不出差错，也能显示出对老员工和领导的尊重。新秘书要争取出色地完成第一件任务。其次，要熟悉周围员工。人是重要的环境，初来乍到尤其要尽快熟悉人的环境。例如，有些同事由于过去的利益分配而有矛盾，有些同事性格不好不受欢迎，有些同事可能因为观点不同而经常争吵等，熟悉这些情况会使交往有针对性。新秘书尤其要利用非正式场合熟悉周围的员工。

（三）积极适应组织文化

组织文化是一个组织长期以来形成的信仰、价值观和行为模式等的总和。每个组织都有自己明确的文化体系或者不成文的无形规划。只有认同组织文化，才能够有彼此协同发展的可能。新秘书需要着重弄清楚的是：组织文化的精髓是什么？对员工的要求有哪些？哪些规章制度被严格地遵守着而哪些没有？不成文的规章制度何在及其作用如何？如果违反不成文的规章制度后果会怎样？等等。不深入了解这些就会使以后的工作“碰钉子”，新秘书要尽量通过工作实践去理解。如果个人的价值观与组织文化一致，而且组织的管理也很规范，这样的组织就可以作为自己长期工作的单位，制定长期的职业生涯发展规划。否则就应该冷静地观察，先制定一个短期的发展规划，再根据实际情况看是否需要进行重大的调整。如果不想另寻发展的话，主动适应组织文化就是很重要、很迫切的事情。

案例

小刘的“烦恼”

毕业生小刘加入一家民企三个多月了，可是最近很多事情让她困惑不已，事情都和她的穿衣和化妆有关。刚来不久，主管她的上司就对她说：“我们这个企业的特点就是淳朴。你穿衣打扮朴素一点，最好别化妆！”这让小刘很不高兴，这个企业怎么这么多事，穿衣服、化妆也管啊！开始她没有理会，但上司的多次提醒让她最后不再描眉、画唇线和涂口红了，为了这件事她好久没有笑容，也想到过辞职，但最后还是没有舍得。炎热的夏季到了，年轻的小刘抑制不住街头靓女的穿着和漂亮衣服的**，买了一件露背的吊带裙穿着就上班了。本想会得到男同事的注视和赞许，但没有想到的是，却得到了女上司的训斥：“年纪轻轻的，怎么这么不注意形象，暴露的就漂亮啊！回去换件衣服再来！”小刘终于控制不住自己的情绪了：“我不干了行不？”

（四）建立和谐人际关系

新秘书刚刚进入组织，要使自己尽快地适应交往对象，融入群体之中。知识经济时代强调协作制胜，讲究合作、合作、再合作。新秘书一定要多注意观察，多做少说，避免人际关系的失败。全身心地投入新工作，表现自己对待现有工作的基本态度和积极性是根本所在。新秘书要尝试尽可能多地与同事进行工作、业务上的交流合作，共同处理棘手问题，并注意在合作中向同事学习，发现组织的工作规范和习惯。要善于发现组织内被大家所认可的工作“礼仪”和习惯，对领导和同事表现出足够的尊重，处理好业务与私事之间的关系等。新秘书特别注意不要卷入消极的人际环境，不要掺和到一些喜欢制造事端的人群之中。每个组织都有一些喜欢说长道短的人，可能很热情地向新秘书诉说单位的是是非非，甚至同事间的隐私、矛盾和冲突等，作为职业新人，绝不应该丧失应有的分析能力，更不能随意发表评论。