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第四节 提高秘书工作效率的途径（第3页）

（一）强烈的时间管理意识

时间观念是管理、运用时间的自觉性。只有具备了强烈的时间观念，才能对时间进行科学的管理，否则，对时间的管理就会是盲目的，因而也是低效的。秘书必须十分珍惜时间，要有强烈的事业心和成就欲，对时间要有极强的紧迫感。

（二）清晰的时间成本观念

时间成本效益，是指某项工作取得的效果与完成该项工作耗用的时间之比。时间管理必须考虑成本效益，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。秘书要把时间视为用以投资的一项资源，迫使自己在规定的时间内完成任务，尽量多出成果，或在取得满意成果的情况下尽量减少时间支出。成本效益是时间管理的目的，是秘书人员必须具备的现代管理理念。

（三）系统的时间管理能力

时间的系统管理，主要表现在采取计划手段定量支出自己的时间上。秘书要有系统管理的思想，要学会时间的计划管理、过程控制、效果评估等，学会选择最佳时间计划方案进行时间管理。

（四）合理的时间运筹能力

秘书时间的有限性与面临的大量工作始终是一个矛盾，这就要求秘书能够把自己所控制的时间全部用到关键的地方。秘书必须具备区分关键和一般事情的判断能力和区分任务轻重缓急的能力，能够根据有关原则科学合理地运筹和安排工作时间。

（五）灵活的时间运用技巧

秘书应学会和掌握各种节约时间的技巧。例如，只做自己权力范围内的事，而不参加无意义的工作和争论；学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作；学会集中完成任务与切割工作、分阶段完成任务的方法等。其目的在于尽量扩大自由时间，并使若干不可控的时间变为可控时间，不断对时间管理进行创新；远离意外的干扰事项，确保专心致志地做好某事等。

（六）科学地统筹安排时间

统筹法是一种统筹兼顾、科学安排的组织工作方法，运用统筹法安排时间，可以明显提高时间利用率。

1。综合法

即在同一时间内综合进行多项工作。办事要有顺序，并不等于同一时间只能办一件事。如果把几项工作综合起来统一安排，效率必定会提高。

2。结合法

即把若干工作步骤结合起来，以减少运行环节的重复。例如，有两项工作，虽互不相同，但有类似之处，互有联系，实质上又服务于同一目的，那么就可以合二为一，一起研究解决。

3。穿插法

即适当把不同性质的工作内容相互穿插，避免打疲劳战。例如，起草文件需要几小时，中间可以找人谈谈别的事情，或阅读一下报刊。

4。替代法

即把某种要素换成其他要素。例如，能打电话的就不写信，能发邮件、电传的就不派人递送。

5。共同标准法

即用相同的方法来处理那些必须时常进行的工作。例如，记录时使用通用的记号和缩略语；对于经常性的询问，事先可准备好标准答复等。

五、建立规范的工作程序

（一）增强工作计划性

凡事预则立，不预则废。秘书部门必须加强对工作的预测和筹划，做到长远有规划，近期有安排，年初有部署，年中有检查，年终有总结，以增强行动的目的性和统一性，紧张而有秩序地开展工作。避免碰到什么抓什么的盲目、被动局面。

（二）讲求工作程序化

秘书部门，从领导到一般秘书，都应依据所承担的责任对基本工作程序作出明确严格的规定。开展一项工作，作出一项决定，先干什么，后干什么，要经过哪些环节，都必须程序化。工作程序要注意前后相连，左右衔接，必要的环节不能少，重复的环节要去掉。

（三）实现工作规范化

秘书部门应建立健全各项工作制度，如办公制度、行政管理制度以及具体业务工作制度等，为秘书工作提供规范依据。秘书必须养成照章办事的好习惯，以确保秘书工作的制度化、规范化。

六、实行目标管理责任制

目标管理责任制，是通过工作目标设计，将组织的整体目标逐级分解、转换为单位目标，最终落实到个人的分目标。秘书部门应按照目标管理的原理和本单位的情况，大力推行目标管理责任制。

（一）科学地制定目标

一是要与本级职责相一致。制定的目标要体现出职责的层次性。

二是要有明确的标准。工作目标应既包含工作数量，也包含工作质量。

三是要尽可能量化。目标管理是一种趋向量化的管理方法，秘书部门的许多具体工作是可以量化的，即使一些难以定量的工作，也可以转化为能够衡量量的多少和质的优劣的标准。

四是要保持一定弹性。既要有利于发掘每个人的潜力，又要便于应付某些突发性事件和临时性工作。

（二）进行目标分解