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第四节 提高秘书工作效率的途径（第4页）

秘书部门在目标制定后，应按照各自的工作职责，由上到下，层层分解，落实到人。

一是可逐级向下展开，分解出各单位要完成的工作任务及达到的标准，然后再横向分解到个人，规定出个人责任目标。

二是可依据工作的轻重缓急和先后时序，分解出单位和个人的长期、中期、短期目标，分阶段、有步骤地落实。

（三）加强对目标实施过程的控制

一是注意掌握目标实施情况，及时修正偏差。对于目标偏高或偏低的现象要及时修正，对于人员变动和工作情况的变化要及时调节。

二是要加强协调。对于涉及几个单位或许多人的“边缘性工作”，不仅要明确主办单位和个人，还要不断进行有效协调。

三是要适时进行讲评，督促目标责任的落实。

（四）坚持目标考评制度

一是要明确规定出达标的数量、质量要求。

二是要规定考评的方法，如月评、季评、年度综合评定等。

三是要把考评与奖惩晋级相结合。对于完成或超标准完成工作任务的应给予奖励，对于那些庸庸碌碌，完不成任务或因玩忽职守造成工作失误的人员则应惩治。

七、增强团体凝聚力

团体凝聚力就是群体成员与整个群体的吸引程度，也包括群体成员之间的吸引。秘书部门的内聚力直接影响秘书工作效率。

（一）努力提高领导水平

秘书部门的领导是否有威信，能否起到指挥调节和榜样作用，其领导方式和水平如何，是否具有一定的特长和能力，都会影响到团体凝聚力的大小。

一是各级组织要选准秘书部门的领导。切实把那些年富力强、思维敏捷、工作能力强、群众威信高、作风民主的同志提拔到秘书部门领导岗位，使其成为该群体的核心。

二是秘书部门领导要努力提高自身工作水平。应善于学习科学的工作方法和先进的管理经验，作风朴实、民主、深入，注意以身作则，时时处处起表率作用，反对独断专行和不负责任。如此，可促使秘书部门成员思想活跃，成员之间感情融洽，能增强团体凝聚力。

（二）大力提倡团结互助

秘书部门必须增强内部团结，提倡团结友爱精神，做到人格上相互尊重、思想上相互促进、工作中相互配合、学习上相互帮助、生活上相互照顾，形成肝胆相照、荣辱与共的良好氛围，使每个秘书切实感受到群体的温暖，促使秘书团队形成和发展。

（三）随时加强信息沟通

秘书部门内部成员之间的信息沟通对增强凝聚力有着十分重要的作用。可以说，秘书之间传达思想、交换态度、联络感情和传递信息的过程，就是增强团体凝聚力的过程。它有利于相互理解，相互支持，也有利于畅所欲言，各抒己见，形成和谐、亲切、坦率的气氛。

八、优化秘书办公环境

良好的办公环境，是提高秘书工作效率的有效途径。

（一）优化空间环境

办公室的空间环境对秘书工作效率有一定影响。因此，在客观条件允许的情况下，应精心布置好办公室，有序放置办公用品，努力优化空间环境，最大限度地提高办公效率。办公室的布置应做到三点：一是有效，有效地利用空间；二是实用，一切布置都要服从于方便办公；三是美观，给人以赏心悦目的感觉。

（二）优化物理环境

一定的采光和照明、噪声、温度和湿度等，对工作效率有很大影响。要从有利于身心健康和时间利用等方面优化物理环境。

一是适当的采光和照明。光线太强会使人感到烦躁，甚至眩晕，对脑功能产生不良影响；光线太弱又使大脑皮层得不到足够刺激，引不起兴奋强度，影响用脑效率。一般来说，自然光亮度为100勒克斯（光通量米3）为最佳。

二是避免噪声干扰。刺耳的乐声、嘈杂的人声，会使人烦躁不适，精力分散，降低脑功能。所以应注意排除噪声干扰，噪声不要超过45分贝。

三是适宜的温度。一般来说，办公最适宜温度是冬天20℃，夏天27℃，40℃以上、5℃以下工作的质量会显著降低。盛夏酷暑的早晨时间应充分利用，中午时间要避免不适宜的学习和工作。

九、运用现代办公新技术

改进秘书办公条件，实现办公现代化，是提高秘书工作效率的根本途径。为此，秘书部门必须加强办公现代化建设，采用先进的办公方式和设备，提高秘书工作效率。

（一）更新办公技术观念

部分办公人员由于年龄偏大和计算机知识缺乏等原因，在计算机操作、网络维护技术和设备维修保养等方面有些畏难。必须抛弃对办公自动化系统的畏难和抵触情绪，认识到办公自动化系统工程推进的必要性，更新思想，转变观念，改变工作方法，积极学习先进的办公自动化知识，使办公自动化意识成为一种“自觉”，才能保证秘书工作有序、高效地运转，提高秘书工作效率。

（二）运用专业办公技术和设备

办公技术和设备发展迅速，单位应为秘书部门配置适宜、适用的新技术和新设备，以提高秘书工作效率。例如，运用新型设备，使信息处理自动化；建立信息网络系统，通过网络获取和利用信息，使信息传输快捷化。同时，秘书要学习和掌握办公自动化专业技术，熟练掌握先进办公设备的专业操作技能，以适应管理信息化的需要，提高秘书工作效率。

（三）强化保密意识和能力