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第五节 秘书部门的内部建设（第2页）

A公司管理层决定推行ISO9000的认证，此项工作由总经理办公室的杨主任负责。为了更好地完成这项工作，杨主任调来小李、小黄、小王三名专员协助其工作。由于杨主任对ISO9000的认证也不是十分了解，加之遇到各个部门的莫大阻力，他难免会出现或大或小的错误。三名专员是如何对待杨主任在工作中所犯的错误呢？小李对公司的生产流程非常熟悉，他在执行杨主任布置的工作时总会认真思考，如发现问题就会直接毫不留情指出其错误，如果杨主任不同意他的想法，则会消极怠工。小黄对ISO9000了解并不多，在落实杨主任的指令时会认真思考执行，如遇到问题则会直接找杨主任说明其错误及纠正方法，或者会通过内部邮件与其沟通。小王曾在其他企业完整地参加过ISO9000的认证体系，他在执行中遇到问题时会等待杨主任新的指令下来后再去工作。

杨主任该如何管理团队呢？

三、业务建设

秘书部门的业务建设，是在对秘书部门工作进行梳理、分析、汇总的基础上，提出科学合理的工作方法、流程、标准，以便提高秘书工作的水平。

秘书部门的业务范围比较广泛：一是事务性工作，包括处理信件、接打电话、撰写公文、收发与办理公文、管理档案、整理报纸杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、安排差旅等；二是管理性工作，包括办公室管理，甚至会计与财务、设备采购等；三是沟通协同性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、公司庆典主持、参加应酬、外勤工作、上司临时交办的其他事项。上述业务内容，在各级各类机关的秘书部门有所不同：对层次较高的机关单位来说，秘书部门工作量大、责任重，人员也多，分工相对比较细；对于基层单位的秘书部门来说，人员少、工作面广，秘书人员可能样样要干、样样要管；对于工商企业单位、文化科研机关、学校、军队、社会团体的秘书部门来说，也各有自己的特点和侧重点。不过，秘书部门的核心业务内容还是相对稳定的，应当围绕这些核心业务内容来强化自身业务建设。

（一）优化办文、办会、办事的运转程序

办文求精，要求精耕细作、精雕细刻、精益求精，充分考虑政策规定、上级要求、领导意图与本地实际的紧密结合，确保每篇文稿都能符合规定、达到要求、体现意图；办会求细，要求全程介入、周密安排、严格把关，在保证质量的前提下大力精简会议，提高效率，使领导从一般性会议中解脱出来，集中精力谋大事、促发展；办事求实，要求说实话、办实事，不弄虚作假，不无中生有，不搞形式主义，不做表面文章，切实做到高标准、高质量、高绩效。

（二）强化信息、督查、调研的实效机制

强化信息工作实效机制，要求做到“准确、快捷、高质”，努力使之成为领导了解动态、发现问题、科学决策、指导工作的重要依据；强化督促检查实效机制，要求做到“及时、严格、务实”，努力形成推进本单位各项决策落实的长效机制；强化调研实效机制，要求做到“课题、观点、运用”相结合，努力达到解决现实问题既好又快的效果。

（三）细化接待、后勤、保密的相关制度

制定规范接待的流程、标准和方法，建立健全接待工作制度；建立健全与服务型、和谐型、节约型机关相适应的后勤保障制度；围绕提高信息保密保障能力和保密管理的整体水平，进一步建立健全适应网络化、信息化新形势的机要工作制度。

四、作风建设

秘书部门的作风建设，就是对秘书部门人员的思想、工作和生活方面表现出来的态度、行为予以引导和规范，使之更好适应秘书工作的需要。这是秘书部门加强队伍建设、树立秘书部门良好形象的重要抓手。

（一）“实”，实事求是，求真务实

调查研究要摸实情、求实效，不搞形式主义，不做表面文章；上报信息要真实可靠，不搞凭空捏造，无中生有；汇报工作要说真话实话，不夸夸其谈，不弄虚作假；总结经验要切实，不故意拔高，不搞“假、大、空”。想问题、做参谋、办事情，都要符合客观实际，真正做到说话让人相信，办事让人放心。

（二）“细”，细心细致，精益求精

秘书部门的工作繁杂，但每一项工作都直接或间接地牵涉到领导的决策，关系到组织目标的实现。因而工作过程中一定要细心、专心、小心。计划要周详，行动要谨慎。办文要经得起推敲，办会要经得起检验，办事要经得起核查。

（三）“严”，严肃纪律，严谨落实

秘书部门人员要严格遵守组织纪律，切实做到个人服从组织，下级服从上级，不该问的不问，不该说的不说，不该记的不记，不该做的不做。做事要严谨谦虚，把认真细致、严谨规范贯穿于具体工作中，融入每个细节中，落实到自觉行动中，力求说话办事言之有据、行之有序、动之有规。[3]

（四）“快”，及时快捷，高效经济

秘书部门要雷厉风行，不拖泥带水。例如，起草文稿要做到领会意图快、拟定提纲快、写作成文快；督促检查要做到掌握情况快、撰写报告快、督促整改快；筹办会议要做到通知联络快、布置会场快、会后清理快；行政后勤要做到上门服务快、日常办事快、应付急事快。力求又好又稳又快地完成各项工作任务。