笔趣阁中文

第六节 秘书部门的组织领导（第1页）

第六节秘书部门的组织领导

学习目标

理解秘书部门领导的角色定位，领会秘书部门领导的管理艺术。

一、秘书部门领导的角色特征

秘书部门领导，是指各级各类机构中设置的综合办公部门的负责人，如秘书长、办公厅主任、办公室主任等。秘书部门领导的角色，是秘书部门负责人在组织或群体中通过各种工作关系体现出的权利、义务规范与行为模式，它是人们对具有“秘书部门领导”这一特定身份的人的行为期望。秘书部门职能及其工作特点决定了秘书部门领导具有角色多重性的特征。

秘书部门领导的角色多重性，体现在他们从事的各项工作及管理行为中。具体来说，相对于本单位领导机构而言，秘书部门领导是下属，是工作助手，是参谋和秘书；相对于秘书部门内部人员而言，秘书部门领导是上司，是领导核心，是秘书团队凝聚力的主要源泉；相对于本单位同级职能部门的负责人而言，秘书部门领导则是协调者，是职能部门与本单位领导机构之间沟通的桥梁和中介；相对于外单位的来宾来说，他们则是举止得体、热情周到的接待者；而授命外出联系商洽工作时，他们又是本单位领导的助手或本单位的代表等。由上可见，秘书部门领导不仅仅是多重角色，而且角色还在不断转换中。[4]

秘书部门领导的角色多重性，是由其工作范围的广泛性决定的。秘书部门领导的工作重心就是当好参谋、办好事务、搞好服务。[5]

（一）当好“大参谋”

按照领导机构的意图或决策，去细化完善工作部署，考虑决策实施细节，使之更加具体、明晰、可操作。在实施整体工作部署中，注重调查研究，发现薄弱环节，适时以适当的方式向领导提出建议，供领导补充决策或进行工作调整，力求具有新观点、新思路、新措施。

（二）当好“大秘书”

秘书部门领导既是秘书团队的组织者、管理者，又是秘书队伍中的一员。不仅要精于管理团队，而且应是一名资深秘书，善于办文、办会、办事，上传下达，公文写作，综合协调，信息处理，督办落实，后勤保障，推动各部门及其下属围绕中心工作形成合力，更好实现组织目标。

（三）当好“大管家”

要协助领导总揽全局，统筹兼顾，沟通上下，联系左右，平衡各方，扎实做好本单位、本部门的各项管理工作，充分发挥秘书部门的系统作用和整体效能。

秘书部门领导的角色多重性，对其工作能力提出了很高的要求。秘书部门领导需要具备多重能力，如对上当好参谋助手的思想政策水平、对平行单位的协调能力、对下级单位的运筹组织能力、对外的开拓与公关能力等，总之，秘书部门领导应集多种能力于一身。可见，一位称职的秘书部门领导应该具有多角色、多功能。

二、秘书部门领导的主要职责

秘书部门领导的主要职责，概括来说就是为领导的科学决策和决策的正确执行提供服务，具体包括参谋、督办、管理、协调四项职责。

（一）参谋职责

负责为领导决策及执行提供意见、建议和可行方案。在决策反复酝酿过程中要善于谋划，围绕本单位的重点工作和实际情况，多角度、多方位思考，完善可行方案。在决策执行过程中，从实施细节中总结决策的成功之处，发现其中的瑕疵，及时地反馈有效信息，不断推陈出新，推动工作不断完善和提高。在决策实施结束后，还要及时细致地分析利弊，总结得失，为今后进一步改进工作、提高工作效率提供借鉴。秘书部门领导要站得高、看得远、想得深、做得细，善于指导而不主导，善于统揽而不包揽，善于参与而不干预，做到参谋协调不缺位、不越位、不错位。

（二）督办职责

负责对各级领导交办的重要事项进行督促催办。对来自上级领导部门交付的事项，如决策执行、调研、反馈等，要认真完成。对来自本单位领导班子的决策，要亲自组织办理或者督促相关人员不折不扣地去落实。对来自不相隶属或平级机构、本单位内部各职能部门等需要办理的重要事项，也需要密切关注，避免出现部门之间推诿扯皮、执行不及时或办理不实的问题。

（三）管理职责

负责对秘书部门内部各项工作进行组织管理。例如，对文书与信息管理，包括本单位秘书部门的发文处理、收文处理、文书整理归档、信息收集与加工等工作实行统一领导，指导督促和检查，把好文件与信息工作的质量关、安全关、效率关。对事务及运行管理，有主要领导交办的事，也有其他分管领导分配的任务，有秘书部门自身的工作，也有本单位各部门需要其配合、协调、支持的事，有本机关内部的事，也有与外单位交流、沟通的事，大多需要草拟文件、调查研究、安排会议、对外接待等相关工作等。对此，秘书部门领导需做到耐心细致、周密布置、有条不紊，才能使秘书部门各项工作有序有效推进。

（四）协调职责

负责正确处理组织内外各种关系，创造良好的工作条件和环境。纵向协调，即上下级之间关系融洽，上令下行，下情上传，使上下紧密配合、步调一致工作。横向协调，即本单位内部的职能部门之间、本单位与不相隶属机构或平级机构之间的协调。秘书部门领导要善于协调，从全局出发，尊重上级，理解同级，帮助下级，沟通情况，交流看法，传达信息，解决问题，外求理解支持配合，内求团结统一协作，化解上下、左右、内外等矛盾，统一各方不同意见和步伐，加强各环节配合，从而保证整个组织管理目标的顺利实现。[6]

三、秘书部门领导的管理艺术

秘书部门领导的管理艺术，是秘书部门负责人在随机和不确定条件下，熟练运用知识、经验、智慧和直觉，及时、恰当、有效地解决管理问题的技巧和所达到的境界。与其他领导的管理艺术一样，秘书部门领导的管理艺术也具有三个显著特点。一是创造性。这是秘书部门领导克服常规管理的僵化、片面和局限性，运用新点子、新办法、新招数、新思路开展管理活动并使各项工作充满活力的综合体现。二是感染性。这种管理能引起人们感情共鸣，说话使人爱听、办事使人信服，能产生号召力和凝聚力，使被管理者情不自禁地欣然接受其管理行为。三是综合性。这种管理艺术是秘书部门领导长期工作实践经验的总结和升华，是其知识文化对实践的指导和运用，是其自身智慧和能力的综合体现。[7]

秘书部门领导在管理中容易出现两种倾向：一是重在管事，认为秘书部门无小事，领导就要事必躬亲，事事要亲力亲为，件件要跟踪办理，大事小事一把抓，自己整天忙得不亦乐乎；二是重在管人，认为只要管住了人就抓好了事，一心扑在揣摩如何管理下属上，只关注业绩结果，并不关注下属做事的过程，如果事情没有办好，往往认为是下属悟性不高、领会意图不到位而导致的。事实上，这两种管理思路都难以取得良好的管理效果，更谈不上管理艺术。管事与管人不是一对简单的关系，管事要理人，即管事需要合理用人，管人要理事，即管人要考虑办事的需要，二者是相互联系彼此依存的。为此，秘书部门领导在管理中要处理好管事、管人相互的关系，把握好管理的艺术。

（一）管事的艺术

即秘书部门领导对所辖各类事务的计划、实施、检查、反馈等工作活动的管理技巧和方法。对事的管理，一方面要关注工作任务、做事的目的、人员组织分工、工作切入点、工作进程、方法工具、工作资源条件、工作结果等要素，其中要重点关注和着力抓住关键计划及相关信息，发现（或预计到）问题后要深入了解业务工作的实际状况，并要很好利用目标与指令及相关信息注意项目工作开展状况，处理好异常状况和例外事项等。另一方面，要规范做事的方法和标准。通常，组织中的大多数员工做事并没有清晰的指引，应该做什么事情往往凭着兴趣、情绪或者感情来做，这样的做事方式是无法评定以及无法控制结果的。因此，对秘书部门领导而言，管事就是要面对事情，对上述各种管理要素进行整合，并清晰地界定应该做的事情、必须要做的事情以及做事的程序和标准。

资料