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第六节 秘书部门的组织领导（第2页）

5S管理，起源于日本的现场管理办法。5S是SEIRI（整理）、SEITON（整顿）、SEISOU（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（素养）5个词的缩写。目前，这种方法在各个领域得到广泛应用，如“办公室5S管理”：从桌面位置摆放规范、办公桌整理规范、制度检查表、办公区工作纪律规定、办公区域环境卫生管理、办公室安全管理等方面，强化办公室标准化、规范化管理。

秘书部门领导要管好各类事务需要注意以下三点。

1。以制度管事

以条文方式明确资源分配方案，界定办事部门架构及其功能目标、办事规程、办事的行为准则等，并以此规范管理秘书部门各项工作。以制度管事的实质，是依靠由制度规范体系构建的具有客观性的管理机制进行管理，使秘书部门领导摆脱管事的主观随意性，使本部门各项工作在制度规范下有序推进，如公文处理制度、信息工作制度、接待工作制度、保密工作制度等。此外，还要建立秘书部门业务运行的相关制度。例如，完善各类公开办事制度，来提高办事的透明度和公信力；健全办事承诺制度，主动为群众提供高标准高质量的服务；简化办事程序和办法，推行在线办公，切实降低办事成本、提高办事效率；实行办事效能考评制度，由群众来检验和评判，定期或不定期地开展办事效能满意度考评等。

2。以程序管事

程序是秘书部门实施各项管理工作的方法和步骤。这是将管理制度落到实处的具体操作规程。一般程序是长期管理经验的科学总结，对提高管理效率有普遍的指导意义；例外程序则是在特定环境和特定时期采用的，它体现了管理者随机应变的管理艺术。在制定程序的过程中，要重视程序的可行性、系统性、有序性以及简捷性。程序的可行性是前提，不管一个程序多好，如果不能实现，就没有任何意义。程序的系统性要求尽量预见可能发生的情况，以求统筹兼顾，以免顾此失彼。程序的有序性侧重程序各环节、各步骤间前后次序的衔接和设计，不能颠倒、错乱或重复。程序的简捷性强调对可有可无的程序予以简化优化，以免无用程序白白耗费人力、物力、财力以及时间。总之，秘书部门领导要重视管事的程序化设计。只有各项事务的管理程序合理得当，然后按照流程去做，才能加快事务办理的速度，提高管理的效率，取得良好的管理成效。

3。讲究时效

秘书部门领导管理的事务繁多，每一事项都要耗费大量的时间，因此只有掌握好时间管理的技巧，才能减少时间浪费，提高管理效率。秘书部门领导应当根据事情的轻重缓急安排优先顺序，将事情分级分类。例如，将事情分为紧急重要、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急等类别予以管理。此外还可以考虑其他方法：一是分门别类，一时一事，即将一天要做的事情进行分门别类，把同一种事情安排在一段时间内集中来做；二是对于请托，学会取舍，即对不合时宜甚至不合情理的请托予以拒绝，这是保障自己做事优先次序的最有效的手段；三是案头整洁，材料有序，即对需办理的文件要迅速回复，办毕文件迅速归档，无用文件及时销毁，反复使用的材料用后归回原处等；四是工作休息合理协调，即秘书部门领导工作紧张忙碌，白天处理各种事务，晚上又要熬夜写材料，日积月累身心就会出现不良反应，因而要适当协调好工作、休息、运动的时间，才能保证身心健康和工作的可持续发展。

案例

有两个大小相同的容器和七块大小不一的物块（见图10-1）。其中一个容器中盛有细沙，另一个容器是空的。现在让你把所有物块和所有细沙都放到另一个空容器中，要求细沙和物块都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？这个游戏说明了什么？

图10-1时间管理游戏图

（二）管人的艺术

管人的艺术即秘书部门领导在管理中培养与使用人员的技巧和方法，旨在调动有关人员的工作积极性，最大限度地挖掘其工作潜能，提高工作效率和质量。人的思想、行为以及心理情绪的表现千差万别。因而对人的管理，需要管理者能透过变化万千的现象去用好人，尤其是要关注下属个人目标的变化，让组织目标不断得以实现的同时，下属的个人目标也能够不断实现并予以提升。

秘书部门领导所管之人一般包括自己的上级、下级和同级人员。对上级，要服从服务，主要是取得他们的理解和支持；对同级，要相互尊重，主要是争取得到他们对自身工作的配合和协同；对下级，要用人所长，侧重调动下级的工作积极性和主动性。其中，对下属的管理是秘书部门领导管人的重心和关键，能否让下属的个人目标与组织目标相一致，这是衡量秘书部门领导管理水平的重要标准。

秘书部门领导要管好下属需要注意以下四点。

1。容人

首先，秘书部门领导应当能听得进各种意见，尤其是下属的反对意见。下属人员接触实际工作，往往能掌握到工作中的真实情况，应该鼓励他们知无不言、言无不尽。下属越是积极发挥作用，就越说明领导善于管理。其次，接纳各类型的下属，用其所长。综合办公部门的业务内容繁杂，人才类型自然多样，秘书部门领导应当知人善任，根据人才特点合理配置人才，提高团队整体能力。最后，要有胸怀和气度容纳下属中那些富有创新意识和成果的能人、强人，能放手或者创造条件让他们尽力发挥才干，做到乐观其成，这不仅仅是一种管人的技巧也是一种境界。[8]

2。交心

对人的管理，要能使对方体验到一种良好的内心感觉。通常，人的行为是由其心理活动支配的，而所有的心理活动往往都是从感觉开始的。人们通过感觉获得外界的各种信息，并在获得感觉的基础上产生更高级、更复杂的心理活动，所以感觉是人们行为的基础。秘书部门领导管人的目的是让下属的个人行为服从组织目标，也就是把下属不同的认识统一到相同的组织行为上来，这就需要了解下属的心理和行为规律，把握下属的个性特点，充分理解、认可、尊重他们的个性和能力，在管理过程中不断给予下属良好的“感觉”，让其能感受到领导对他们的关心爱护，使他们认同、服从领导并自愿跟着领导干事。只有自愿认同这样干，才能把各项工作干好。

3。授权

秘书部门领导所管辖、所承办的事务涉及面非常广泛，如果事无巨细都一力承担，必然承受巨大的体力和智力压力，也不利于激发下属的工作主动性和创造性，不利于充分发挥下属的聪明才智。为此，善于管人的领导应当适当向下属分权授权。首先，在授权前，领导要对相关下属人员进行品德、能力考察和科学的系统测评，避免授权的随意性和主观性；其次，按照既定的用人制度，有意识地培养下属的相关管理能力；最后，要制定一套科学的调控、指导、监督、激励机制来跟踪考核下属的工作绩效，以制度来保障被授权的下属高效开展工作。只有这样，才能不断提高秘书部门团队的业务水平。

4。激励

秘书部门领导要提高下属的工作兴趣和热情，增强其工作责任感，单靠硬性的制度条文是不够的，往往还需要根据下属的工作表现给予相应的肯定奖励。例如，根据下属的不同业绩给予不同的物质奖励或精神奖励，让下属真正感受到工作是有趣的、有价值的，从而由外在激励变成内在自我激励，更好地提高工作效率；为下属提供充分的信息，帮助他们了解本部门、本单位的工作目标、规划和发展愿景，让其明白自身的努力和组织的蓬勃发展之间的相关性，增强其对组织的向心力和凝聚力；营造和谐信任的文化氛围，如提供给下属吐心声、提意见、作汇报的机会，耐心倾听他们面临的困难和问题，帮助他们寻找解决的办法；根据秘书部门工作需要为下属制订长期的培训计划，争取更多的机会让下属进行充电，为他们改变知识结构和提高业务水平提供支持和方便等。这些正向激励，将有助于降低工作的成本，提高下属的创新能力，带来团队的高效率。

本章小结

当秘书工作以集团方式进行时，就有了秘书工作组织。

秘书部门是秘书工作的组织机构。因组织方式、组织类型、组织层次等不同，秘书部门呈现出多种类型。

秘书部门的地位十分重要：服务领导中枢最直接；联系各方面最广泛；在机构运转中最核心；保障领导工作最关键。

秘书部门具有办事与参谋两大基本职能。办事职能与参谋职能之间，是既相对独立，又相互联系、彼此依存的辩证关系。

秘书部门的外部关系：与本级职能部门之间是同级协作关系；与上下级秘书部门之间是业务指导关系；与外部相隶属机构之间是领导与被领导的工作关系，与外部不相隶属机构之间是平等合作关系。

秘书部门应当从思想、组织、业务、作风四个方面加强内部建设，充分发挥示范表率作用，才能担当起服务领导中枢、协调联络各方、保障组织机构高效运转的重任。

秘书部门领导具有角色多重性：相对于领导机构而言，是下属，是工作助手，是参谋和秘书；相对于秘书部门人员而言，是上司，是领导核心，是秘书团队凝聚力的源泉；相对于职能部门负责人而言，是沟通协调者，是桥梁和中介；相对于外单位的来宾而言，是举止得体、热情周到的接待者；当授命外出联系商洽工作时，又是本单位的助手或代表。