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第三节 国外秘书职业概况（第1页）

第三节国外秘书职业概况

学习目标

1。了解美国、英国、日本的秘书职业概况。

2。领悟国外秘书职业化的先进经验。

在西方发达国家，秘书已经发展成为一种非常成熟的社会职业，在秘书的职业定位、职业规范、职业培训、职业认证等方面，积累了丰富的经验，值得学习和借鉴。秘书也是一种广受社会尊重的职业，更是一种常青的职业。本节以美国、英国、日本为代表介绍国外秘书职业的概况。

一、美国的秘书职业

（一）美国秘书的分类

美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不同的种类。美国劳工部根据秘书所服务的管理人员的级别高低、秘书所担任的职责大小、秘书职位所规定的职务性质等进行了不同标准的分类。其中，根据秘书职位规定的职务性质，把秘书分为行政秘书和专业秘书两大类。

行政秘书是指在各类机关、公司、企业中担任行政性职务的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数。行政秘书按照其职权可以分为两类：一类是属于领导职位的秘书，如秘书长、公司秘书等，担任这类职位的人员已经不是一般意义上的秘书，他们具有相当的权力，人数较少；另一类是一般行政秘书，其主要职责和任务是记录上司或者经理的口述，接打电话并转达上司，接待来访人员并安排与上司的约会，打印信函和文件，处理各种邮件，为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录，为上司查阅有关资料，代上司阅读、签署、寄发某些信件，编辑核对文件，选购办公设备等。

专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类后，对与从事行政事务的行政秘书相对应，在各种具体的专业领域、专业部门或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称，它是包含多种秘书职位在内的一类职位。美国的专业秘书主要包括法律秘书、医学秘书、教育秘书、通信秘书、技术秘书、财经秘书等。

资料

秘书节

为了肯定秘书的贡献，1952年春天，两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议创立秘书节，很快得到批准，并且于6月1日至7日设立全美第一个秘书周，6月4日为秘书日。1955年，美国全国秘书协会将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日（今称行政专员日，国内习惯上仍称秘书节）。每一年的秘书节都会设立一个主题。例如，2004年的主题是“杰出使者”，即适合于当今全球商务环境。同时这个主题也意味着成为一个有效的沟通者的重要性，并提议行政专业人士有为基层行政职员和学生担任良师职责。再如，2006年的主题是“创造卓越”，2009年的主题是“卓越的执行力”，2011年的主题是“让我们为所有办公室的行政专业人员庆贺吧”。

（二）美国秘书的职责

综合美国秘书职业活动的实际，秘书的工作范围可以大致归纳为三个方面。

一是指派性事务，即上司临时交办事务，包括誊写书信、草拟拍发电文、去银行存款取款、去图书馆查找资料、上司外出时为其订票等。

二是日常事务，即在没有指标或者监督情况下进行的工作，包括开启邮件、文件归档、接打电话、补充办公用品、管理保密材料、搜集有关资料等。

三是独创性工作，即发挥秘书的主动性，运用创造性的工作方法协助上司的工作，如在上司询问之前完成某些工作，注意搜集信息以供上司决策时参考等。

上述三个方面中，秘书越能有效地完成指派性事务和日常事务，就越有充分的时间从事独创性工作。这三个方面的工作范围，使美国秘书在工作中有较大的自主性，在不违背上司意图的情况下，可以充分发挥个人的积极性与主动性，并创造性地做些工作范围之外的事务。

资料

美国秘书专家玛丽·A。德弗里斯：秘书工作的9项内容[9]

（1）通过各种存储媒体管理大量的记录材料。

（2）为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统，准备信件和文件。

（3）进行多种远程的通信操作，处理文字和电子函件。

（4）与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触。

（5）帮助雇员执行或者操作各种新的高科技系统。

（6）管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作。

（7）协调和管理特殊计划，处理好特殊任务。

（8）分析问题，选用重要的决策技巧。

（9）寻求深造和事业发展的机会。

（三）美国秘书的发展

在美国，秘书有着良好的发展机会，对于那些工作勤奋、认真负责、具有开拓创新精神的秘书来说，发展前景十分广阔。大公司可以提供给秘书可观的薪资和丰厚的福利，以及公司内部的稳定的晋升机会。在小公司，虽然秘书的薪资和福利不如在大公司，但公司往往为秘书提供多方面的、广泛的实践机会，给秘书的长远发展奠定坚实的基础。