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第三节 国外秘书职业概况（第3页）

4。英国私人秘书

这类秘书是被雇主雇佣、为雇主个人服务的秘书。在英国雇佣私人秘书相当普遍，私人秘书不仅需要熟练掌握打字、速记技能，还必须有丰富的商业知识和秘书知识，要求颇高。欲谋得私人秘书职位，必须经专门考试，持有合格证书方能应聘。英国还有不少私人秘书团体。

（二）英国秘书的职责

以英国政府秘书为例，其一天的常规工作主要包括：上午9点开始工作，首先与上司对照各自的日程表，以免冲突、遗漏，随时适应变化；浏览清晨送来的报纸后，裁剪下有关本部门的文章，存入专用文件夹，必要时稍加注释或说明，然后呈送上司阅读；冲好咖啡，送给上司及来客饮用；接受上司口授指示，将以上司名义发的复函及所布置的工作任务速记下来，回办公室后马上执行、完成；除由上司决定的重大事情外，一般信件都由秘书根据轻重缓急逐一处理、复信；接打电话；接待来访；使用办公设备；处理邮件；分发文件；遇到突然出现的情况，秘书需沉着、老练，及时向上司请示、汇报；归档；保持办公室整洁、有序，随时能找到上司所需的文件。

公司秘书的具体职责主要表现为：速记上司的口述指示；打字，包括在打字机和计算机上写作文书信函；接待来客；文件归档；记账，即记录办公室的行政开支；烧煮咖啡或茶；拆阅邮件；寄发邮件；记录来电；安排工作日程；复制文件；安排公务旅行事宜；筹办会议；订购文具；寻找资料。

（三）英国的秘书考试

英国特许秘书和行政人员公会统一组织秘书专业资格考试，即英国秘书特许状考试，在英国及加拿大、澳大利亚等英联邦国家及地区内举行，每年两次。考试合格颁给特许状，即专业资格证书，该证书在英联邦国家和地区具有权威性。考试课程包括：基础课，如经济学、定量研究学、法律入门、组织行为、办公室管理入门；专业基础课，如会计入门、商业法、信息网络学、人事管理；8门专业课，其中必修课4门，即会议学、公司法、系统管理、管理原理和技巧，选修课4门，可以选修与秘书工作密切相关的秘书业务、财务会计、税收学、商业财务等，按所在公司或机关的性质、任务不同而异。

英国彼特门考试学院颁发的秘书资格证书，即英国高级秘书证书，欲获得此证书必须通过通信往来、办公室组织机构和秘书程序、商业知识、速记—打字员职责或听录音—打字等科目考试，并接受一次面试。合格者承认其具有全面秘书工作能力，授予此证书。

此外还有英国伦敦工商会颁发的私人秘书资格证书，包括英国秘书学习证书，供谋求初级秘书和速记—打字员职务之用；英国私人秘书证书，供应聘中级经理私人秘书职位之用；英国私人和执行秘书毕业证书，供应聘高级经理私人秘书职位之用。

三、日本的秘书职业

（一）日本秘书的种类

1。日本公务秘书

也称政治秘书，指在国会、政党、内阁供职，具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求了解国会、政党、内阁的结构外，还要求精通法律制定程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。

2。日本事务秘书

指在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘书工作知识和技能外，还必须具有相当程度的专业知识。例如，医生的秘书要配合接收病人，从事社会保险等与医疗事务有关的工作；律师的秘书要协助接待委托人，调查案件，与法院联系，代替律师与委托人预谈，整理材料等；会计师、税理士的秘书要掌握簿记、会计知识；大学教授、研究人员的秘书要善于搜集、剪贴资料并整理立卷等。

3。日本外事秘书

指擅长外语，在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。随着日本外资企业的增多，加上各国的大使馆，这类秘书数量日益增多。他们必须精通外语，能将上司的话当场速记下来并打印出来，还要求能以优美、准确的日语进行翻译，能用日文准确无误地拟写文件书信，能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文娱表演，懂一些茶道、花道以及日本其他文化历史知识。

4。日本企业秘书

也称公司秘书，即董事长和经理的专职秘书，主要从事接待来客、接打电话、联络事务等工作，以女性居多。这类秘书特别需要有高度的服务精神，有愉快、和蔼、亲切、礼貌、爽快、幽默等职业素质，以反映出企业的良好素质。

5。日本私人秘书

日本党政要员、议员、大企业家、有名望的学者、教授和影视及体育明星等社会名流都雇佣私人秘书，少则一两名，多则几十名。这些私人秘书负责对外联络、接待、公关，安排雇主一天、一周或一旬的工作日程。

（二）日本秘书的业务

根据相关规定，日本秘书的业务分为固定业务和非固定业务两类。此外，有些大公司还有所谓思考性业务。

固定业务指秘书承担的日常事务工作，一般包括：安排上司工作日程，接待来客，接打电话，筹办各种会议、茶会、宴会，安排上司出差事务，处理信息，收发邮件，处理文书，整理文件等。非固定业务指突然发生、有偶然性的事项，一般包括：发生失火、地震、台风、洪水和交通事故等天灾人祸时，秘书应该冷静地协助上司妥善应付、处理；上司工作时得急病，秘书要立即采取应急措施并将其送到医院；当蛮不讲理者、精神病患者或游行人群强行冲入办公室时，秘书应该设法疏导、劝阻，避免发生暴力事件。

思考性业务是日本本田公司对办公室业务提出的高层次要求，即规划、判断，分析战略信息，建立模拟系统等工作。该公司将企业办公室工作分为两类性质的任务，一种是定型的例行业务，另一种是不定型的思考性业务，前者占总工作量的44%，后者占56%，以此鼓励秘书发挥主观能动性，积极思考，为企业的发展出谋献策，是促使企业高效率化的创举。

在日本还存在着一种称为中间型秘书工作的形式，即秘书既要为指定服务的上司做好秘书工作，又要分担所在秘书课（室）的秘书业务。也就是每一位秘书在各自承担一部分依工作内容分类的秘书业务时，还要为某一特定的上司承担部分秘书事务。它实际上是秘书工作范围的扩展，在日本工商企业、机关的秘书课（室）内运用较为普遍。

（三）日本的秘书教育

自1980年文部省规定了秘书科设置的标准，批准短期大学可设置秘书科后，日本的秘书教育机构迅速发展，形式多样。至今已有100多所大学和短期大学设有秘书学专业，系统进行秘书教育；有180多所商业专科学校、打字学校等各类专门学校增加了秘书实务课程；开设与秘书工作有关课程的高级中学有几十所。

为了提高秘书素质和业务水平，日本重视对在职秘书的培训。培训内容根据不同机关、企业的实际需要而定。例如，日本东京YWCA专科学校商务秘书培训的一年制课程有秘书概论与实务、文书档案学、英文打字、英文速记、秘书英语、英语会话、会计事务、心理学（人际关系）、经营管理、通信、商业活动、劳动问题等。

秘书士是日本高校秘书学专业的学位名称。凡加入日本全国短期大学秘书教育协会的短期大学，按照统一的教学计划，规定修满19学分者，即可获得此学位。

（四）日本的秘书考试

日本的秘书技能审定考试，由日本实务技能审定协会举行，为日本文部省所承认，每年春、秋各举行一次，报考者不受学历、年龄、性别、实际经验的限制。该项考试规模大，影响广。根据日本文部省通过的《秘书技能审查基准》，考试范围包括两个方面：一是秘书理论，包括秘书素质、业务知识、一般知识；二是秘书实务，包括接待、技能、仪表等。考试分为三级，第三级为初级，第一级为最高级，供考生根据自己的水平选考。考试均为笔试，第一级笔试合格还必须参加面试。考分60分以上为合格，发给资格证书，可在应聘、就职时通用。

日本的CBS考试，由日本秘书协会举办，是审定秘书的英语、日语能力和业务知识、技术水平的资格考试。日本秘书协会鉴于日本国际化的现状对秘书提出更高要求，于1979年开始此项考试，以懂日语和英语、有实际工作经验的年轻女秘书为对象，每年5月、7月组织两次考试。凡考试合格者授予CBS资格。考试内容包括三个方面：一是秘书所需要的日语、英语知识和应用能力，并必须经口语面试；二是秘书业务、技能；三是秘书适应环境、处理人际关系和经营管理的能力。